Heeft jouw club de UBO's al geregistreerd?

Sinds september 2020 zijn ondernemingen, waaronder verenigingen en stichtingen, verplicht om eigenaren of personen die zeggenschap hebben in een zogeheten UBO-register, in te schrijven. Dit volgt uit Europese regels die fraude, witwaspraktijken en financiering van terrorisme tegengaan. De Kamer van Koophandel heeft organisaties die ingeschreven staan in het handelsregister, hierover een brief gestuurd.

Waarschijnlijk heeft jouw club de UBO-registratie al geregeld. Zo niet? Lees dan hier wat je moet doen.

Wat is een UBO?

UBO staat voor ‘ultimate beneficial owner’ (‘de uiteindelijke belanghebbende’). Een UBO is dus een natuurlijk persoon die de uiteindelijke eigenaar is of de uiteindelijke zeggenschap heeft over een onderneming, stichting of vereniging. Dit zijn bijvoorbeeld mensen met meer dan 25% van de aandelen in een BV. Het UBO-register maakt inzichtelijk wie binnen organisaties de UBO’s zijn.

Hoe bepaal je wie als UBO moet worden ingeschreven?

Op de website van de Kamer van Koophandel staat informatie over hoe je bepaalt wie de UBO is. Voor een BV of NV vind je die informatie hier.

Anders dan bij een BV of een NV, heeft een vereniging geen aandelen. In een vereniging kunnen onderstaande belangen van toepassing zijn. Je bepaalt - op basis van deze belangen - als organisatie zelf welke personen de UBO's zijn.

1. Heeft iemand recht op meer dan 25% van het vermogen? Staat er bijvoorbeeld in de statuten dat iemand recht heeft op de winst? Dan is die persoon een UBO. Bij een vereniging staat vrijwel altijd in de statuten dat er geen winst mag worden uitgekeerd aan de leden. Op basis van het vermogen is er dan geen UBO aan te wijzen.
2. Zijn er mensen die meer dan 25% stemgerechtigd zijn? In de statuten staat dan bijvoorbeeld dat een persoon 25% van de totale stemmen heeft. Dan is die persoon een UBO. Bij een vereniging zal dit niet vaak het geval zijn, omdat alle leden meestal één of twee stemmen hebben. Op basis van stemrecht is er dan ook geen UBO aan te wijzen.
3. Zijn er personen die op een andere manier feitelijke zeggenschap hebben? Soms zijn er personen die weliswaar geen bestuurder of aandeelhouder zijn, maar de organisatie wel financieren en op die manier toch veel invloed uitoefenen op het beleid. Dit komt bijna niet voor bij een vereniging. Ook op die manier kun je dan geen UBO aanwijzen.

Is geen van deze situaties van toepassing? Dan schrijf je de ‘hoger leidinggevenden’ van de vereniging in als UBO’s. Dat zijn de (statutaire) bestuurders die ook staan ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Controleer hierbij ook de statuten.

Wanneer en hoe inschrijven?

Ondernemingen moeten vóór 27 maart 2022 de UBO’s inschrijven in het UBO-register van de Kamer van Koophandel. Ga hiervoor naar de website van de Kamer van Koophandel. Registreren kan online via de website van de Kamer van Koophandel en gaat het snelst. De registratie kan ook per post via een formulier of via een notaris. Bij niet (tijdig) registreren kan een boete worden opgelegd.

Op de website van de Kamer van Koophandel staat uitgelegd welke gegevens en documenten je moet aanleveren en hoe stap voor stap de UBO-opgave gaat.