Ervaringen met het digitaliseren van clubbladen

Een van de belangrijkste dragers van de historie van een vereniging is een clubblad of clubperiodiek. We kennen allemaal het gevoel van weer terug in de tijd te gaan bij het openslaan van een tientallen jaren oud clubtijdschrift, waarmee we direct in de sfeer van die tijd terugkomen. De jeugdige afbeeldingen van inmiddels respectabele clubleden leiden vaak tot verbazing en bewondering bij het lezen van hun toenmalige prestaties.

Bij een jubileum, een afscheid of een speciale wedstrijd wordt de vraag gesteld: maar hoe ging dat toen, wat is er toen gebeurd en wie waren betrokken? Soms moet er dan om iets na te kijken of op te zoeken een hele stapel clubtijdschriften op een zolder nageplozen worden. Een enkele keer zijn de tijdschriften gelukkig in boekvorm ingebonden en staat ergens in het clubhuis zo’n verzameling boeken, die als we geluk hebben ook nog eens compleet gebleven is.

Met zo’n gedigitaliseerd archief van clubbladen mist u misschien die fysieke ervaring, maar uw vreugde van het vinden van wat u zocht wordt er niet minder om

Ontegenzeggelijk gaat er niets boven de fysieke beleving van het met de hand bladeren en omslaan van oude pagina’s totdat het gezochte gevonden is. Er is dan zelfs vaak sprake van een echt Eureka!-gevoel van geluk en vreugde! Tegenwoordig is het mogelijk om ook deze oude clubtijdschriften te laten digitaliseren. Met zo’n gedigitaliseerd archief van clubbladen mist u misschien die fysieke ervaring en wordt uw zoektocht bekort en vereenvoudigd, maar uw vreugde van het vinden van wat u zocht wordt er niet minder om.

Er zijn daarbij een aantal evidente voordelen.

• Er raakt nooit meer iets zoek, want er kan niet meer vergeten worden een tijdschrift of boek terug te brengen, dan wel op een verkeerde plaats terug te zetten.
• Meerdere zoekers kunnen tegelijkertijd aan het werk in dezelfde verzameling tijdschriften zonder dat men elkaar in de weg zit. Dit kan daarbij gebeuren vanuit elke plek waar er verbinding met het internet te maken is door een geautoriseerd persoon!
• Ook het zoeken zelf wordt vereenvoudigd, het volstaat vaak een specifieke naam of wedstrijd in te typen en binnen enkele seconden wordt uit de digitale verzameling van tijdschriften die u daartoe geopend heeft een aantal suggesties gedaan, die u vervolgens kan nalezen en eventueel kan bewaren en of afdrukken.

Het digitaliseren

Het eigenlijke digitaliseren is zoals bekend relatief eenvoudig. Een digitale afbeelding van het papieren onderwerp wordt met behulp van een speciale fotocamera gemaakt en de gegevens worden vervolgens in een geheugen ter latere raadpleging opgeslagen. Er zijn overigens meerdere firma’s die zo’n digitalisatie van een papieren archief of verzameling kunnen uitvoeren.

• In het feitelijke traject komt een aantal vragen naar voren waarvan het verstandig is deze tevoren al te adresseren. Zo is het uiteraard nodig om er voor te zorgen dat u een complete, chronologische verzameling van clubbladen heeft; het later inpassen van gemiste afleveringen kan lastig zijn.
• De nauwkeurigheid waarmee u de afbeeldingen van het te scannen onderwerp wilt laten vastleggen speelt eveneens een rol; hoe meer ‘pixels’, hoe leesbaarder de eventuele ‘vergroting’ is.
• Ook is van belang om te beslissen of u per enkele of per dubbele pagina een afbeelding wenst. Het is daarbij nuttig om te beslissen of u deze oorspronkelijke ‘papieren’ verzameling in dezelfde vorm na digitalisatie wilt gaan bewaren. Het is namelijk prijstechnisch interessant als tijdschriften of ingebonden boeken zodanig opgeofferd worden dat de bladzijden losgesneden en vervolgens mechanisch gescand kunnen worden. Noodzakelijk is dit overigens niet, zelfs fraai ingebonden boeken kunnen zonder schade paginawijs gescand worden. Een voordeel van het bewaren van de papieren verzameling is natuurlijk dat tijdens een regenachtige dag op een verloren moment in het clubhuis men even in het oude papier kan blijven snuffelen. 

De specifieke wensen van uw vereniging gaan bepalen hoe u de gezochte informatie uit de digitale verzamelingen kan terugvinden, c.q. kan oproepen. Dit is bijvoorbeeld mogelijk per pagina, per nummer, op datum van publicatie, per jaargang en/of per ingebonden boek. Dat alles dient u tevoren met de scanfirma te overleggen, daar dit voor het feitelijke scanproces consequenties heeft.

Het is vooral ook verstandig omdat de digitale omvang van een pdf (van een tijdschriftnummer, een jaargang of een boek) bepaalt hoe snel, hoe makkelijk zo’n pdf door de zoeker op zijn ‘device’ (telefoon; tablet , laptop of computer) te downloaden is, voordat deze met het eigenlijke zoeken kan beginnen. Allemaal praktische kleine zaken die bepalend zijn voor het succes van een digitalisatie-project.

Om teleurstellingen te voorkomen. is het dus raadzaam om tevoren goed met het betreffende digitalisatiebedrijf te overleggen. De kosten zijn uiteraard afhankelijk van de omvang van de verzameling, het type van scannen - mechanisch of handmatig, en de specifieke wensen die u heeft. U als geïnteresseerde in de geschiedenis van golf en uw vereniging zal zo’n gedigitaliseerde verzameling van clubbaden veel extra plezier kunnen geven. Maar ook het ‘gewone’ lid van uw vereniging kan op deze manier eenvoudig een kijkje in het verleden van zijn vereniging nemen.

Vragen over het digitaliseren van clubbladen? Stuur een mail: info@golfgeschiedenis.nl.

Keer terug naar de pagina Onze historie - publicaties en artikelen.