Inhoud caddie

Seminar Strategisch en tactisch golfbaanbeheer

Een verslag van het NGF-seminar 'Strategisch en tactisch golfbaanbeheer'. Het seminar werd gehouden op vrijdag 8 september op Landgoed Groot Kievitsdal tijdens het Big Green Egg Open op de Hilversumsche Golf Club.

Inhoudsopgave

Inleiding: strategisch baanbeheer is grip krijgen

Het seminar in Landgoed Groot Kievitsdal trok baanbeheerders in brede zin: baancommissarissen, baaneigenaars, exploitanten, managers, clubbestuurders, maar ook leden van GEO-, natuur-, duurzaamheids- en baancommissies en hoofdgreenkeepers. Zo bleek uit een korte rondvraag van Niels Dokkuma, manager Duurzaam beheer/Agronoom, bij de aftrap van de bijeenkomst.

Het seminar begon met een antwoord op de vraag: Waarom dit seminar onder de titel “Strategisch en tactisch golfbaanbeheer: governance en professionalisering”? Dokkuma: “Jullie zijn verantwoordelijk voor een golfbaan. Van de kwaliteit van de greens tot natuurontwikkeling: hoe ga je daar met je eigen specifieke professionele achtergrond mee om? Hoe ga je om met verschillende persoonlijke voorkeuren bij verschillende mensen? Hoe krijg je grip op alles wat er speelt? Tot ongeveer tien jaar geleden bestond er een cursus baancommissaris. Wij merken dat er nu opnieuw behoefte is aan ondersteuning op het gebied van baanbeheer en governance - bestuur. Die ondersteuning willen we gaan bieden met een template van een baanbeheerplan en een nieuwe eigentijdse cursus onder de naam ‘Strategisch en tactisch golfbaanbeheer’. Over het baanbeheerplan en de cursus horen we later vandaag meer. Wat ik nu in deze introductie alvast wil benadrukken hoe belangrijk data zijn voor duurzaam golfbaanbeheer. Ze maken het mogelijk om datagestuurd te werken. En met data kun je aantonen wat je doet, bijvoorbeeld als je in contact komt de gemeente of andere belanghebbenden. GEO-certificering helpt je bij het verzamelen van die data en het aantonen dat je de golfbaan duurzaam beheert.”

Het ecosysteem in golf

De eerste gastspreker, Alexander Renders (teammanager Sportparticipatie bij de NGF) besprak het belang van een goede samenwerking tussen alle partijen op een golfbaan. De golfschool, horeca, vereniging, baaneigenaar en het greenkeepingteam zijn te beschouwen als het ecosysteem in golf. In een ecosysteem zijn alle delen van elkaar afhankelijk om te overleven, de kracht zit in samenwerking. Alexander Renders: “Samen weet je meer, je maakt gebruik van elkaars kennis en het zorgt voor succes.”

“Om samen alles goed te regelen voor de golfers, dat is minder simpel dan het lijkt”, benadrukt Renders. “Maar deze samenwerking kun je bereiken door samen met elkaar te gaan zitten en een gezamenlijk doel te formuleren dat iedereen onderschrijft. En hierbij moet de rol van elke partij in het ecosysteem goed helder worden. Wat je wil bereiken is dat elke partij verantwoordelijkheid voelt en draagt. Samenwerken is goed, verantwoordelijkheid is beter. En het is cruciaal dat er onderling vertrouwen in elkaar ontstaat. Dat bereik je door transparantie.” Renders pleit voor regelmatig contact tussen alle afdelingen, bijvoorbeeld een maandelijks overleg.

Bekijk de presentatie van Alexander Renders: Het ecosysteem ín de golflocatie. Lees ook het artikel Gezonde golfmarkt dankzij een gezond ‘ecosysteem’.

Case study: professionalisering van het clubmanagement

Het seminar werd vervolgd met een case study van de professionaliseringsslag die de afgelopen jaren is doorgevoerd op de Utrechtse Golfclub Amelisweerd. Adinda Tromp (general manager van Amelisweerd) en Karel Baas (oud-voorzitter van Amelisweerd en oud-directeur van de exploitatiemaatschappij) lichtten deze professionalisering toe.

De aanleiding? Er was onrust en het was belangrijk om orde en duidelijkheid te creëren. “Dat proces zijn we begonnen met oog en oor voor iedereen: de leden, het secretariaat, de horeca en greenkeeping”, aldus Karel Baas. “Maar wie twee of meer kinderen heeft, die weet dat het niet makkelijk is het om iedereen naar de zin te maken. Niet ieder kind kan winnen, iedereen moet een beetje winnen.”

Schema 

De transitie op Amelisweerd begon dus met uitvoerig overleg met alle partijen: leden, het secretariaat, de horeca en greenkeeping. “Overleg kost tijd maar dat is het waard, het levert veel op.” Vervolgens is een duidelijke visie voor de club en baan geformuleerd. “Strategisch golfbaanbeheer”, zo betoogden de manager en oud-voorzitter, “begint met een goede, uitvoerbare visie die past bij je budget. Alles op een golfbaan goed organiseren begint bij duidelijkheid over de doelstellingen. Het beleid en de ambities op het gebied van duurzaam golfbaanbeheer moeten duidelijk zijn. Daarvoor hebben wij het Handboek Kwaliteit golfbanen geraadpleegd, dat is een uitstekend hulpmiddel bij het vatstellen van ambities en het maken van afspraken. Maar dan rest nog de vraag: wie gaat waar over? De baan is onze core business, we hebben op Amelisweerd uitgesproken dat we ‘een 8+-baan’ willen zijn , maar wie bepaalt bijvoorbeeld hoe breed de fairways worden gemaaid? De baancommissie, onze professionele hoofdgreenkeeper of het bestuur?” 

Het bestuur van de golfclub heeft na veel gesprekken met alle betrokkenen afspraken gemaakt over de bevoegdheden en verantwoordelijkheden en die zijn vastgelegd in een schema (foto boven). “Deze organisatiestructuur werkt heel goed voor óns,” benadrukt Adinda Tromp, “maar er zijn natuurlijk alternatieven.” De partijen die het ecosysteem van Amelisweerd vormen hebben geregeld overleg. “Los daarvan praten we natuurlijk ook voortdurend met elkaar, de lijntjes zijn kort”, zegt Tromp.

Bekijk de presentatie van Adinda Tromp en Karel Baas: Professionalisering van het clubmanagement.

De natuur delen

Aan het eind van de presentatie van Amelisweerd ontstond een groepsgesprek over biodiversiteitsontwikkeling op golfbanen. Golfclubs leveren daarmee een bijdrage aan de oplossing van een wereldwijd probleem, maar uit imago-onderzoeken blijkt dat dit niet algemeen bekend is. Verschillende golfbanen stellen vast dat vertegenwoordigers van natuurorganisaties en waterschappen maar ook gewone burgers altijd positief verrast zijn als ze voor het eerst op een golfbaan rondwandelen. De Drentse Golfclub De Gelpenberg liet weten dat de vereniging om deze reden meedoet aan de Nationale Burendag. Op deze manier geven ze brede bekendheid aan de biodiversiteitswaarde van de golfbaan.

NGF-bestuurslid Richard Kooloos, verantwoordelijk voor Duurzaam beheer en aanwezig onder de gasten, haakte in op het gesprek. “Ik heb in de algemene vergadering, in het kader van de NGF-campagne Welcome to the club, een pleidooi gehouden voor goed stakeholdermanagement en het delen van de natuur op onze golfbanen”, aldus Kooloos. “98 procent van Nederland golft niet, maar meer dan 80 procent vindt natuur belangrijk en geniet ervan, zo blijkt uit onderzoek. Dat is ons verbindingselement. Als je voor het eerst een golfbaan ziet, word je positief verrast. Dus het is belangrijk om open te zijn, om de natuur op je golfbaan te ontsluiten en te laten zien aan stakeholders en niet-golfers. De biodiversiteitsontwikkeling op je golfbaan is je ‘license to operate’.” De voordracht van Richard Kooloos op de av van de NGF is hier te lezen.

Een template voor een baanbeheerplan

“Strategisch baanbeheer draait om een baanbeheerplan”, zei Niels Dokkuma bij de introductie van gastspreker Sjaak Groen, voormalig docent en -cursusleider aan de HAS Green Academy. Groen besprak het template van een baanbeheerplan dat hij samen met de sector voor de Nederlandse golfbanen en -clubs aan het ontwikkelen is.

“In het verleden is er een voorbeeld van een baanbeheerplan ontwikkeld”, zei Sjaak Groen. “Wat we nu maken is een template voor een baanbeheerplan, geen voorbeeldplan.” Hij doelt daarmee op een raamwerk dat op een rij zet welke zaken aandacht behoeven in een baanbeheerplan en hoe dit ingevuld kan worden. “De baan of club zelf moet uiteindelijk concrete invulling aan het eigen beheerplan geven, want elke baan en club is anders.”

Elke baan heeft immers andere karakteristieken en een andere omgeving. Ook de organisatiestructuur en de ambities op het gebied van duurzaamheid verschillen. Maar bij elke baan speelt het baanbeheerplan een belangrijke rol bij de exploitatie, benadrukt Groen. “Een goed resultaat begint bij weloverwogen keuzes die vastgelegd zijn in een plan waarvoor draagvlak is. Je moet beginnen met het opstellen van een visie. Wat voor soort baan zijn we en wat willen we? Op basis van je uitgangspunten maak je strategische keuzes. Op welke doelgroep richt je je? Welk onderhoudskwaliteitsniveau koppel je aan deze doelgroep?”

In het baanbeheerplan wordt een langetermijnvisie vertaald in concrete plannen, bijvoorbeeld inzake het kwaliteitsniveau, renovatiemaatregelen, en evaluaties. Heel belangrijk volgens Groen is dat het baanbeheerplan ook duidelijk beschrijft wat de schadedrempels voor de club zijn, bijvoorbeeld bij een uitbraak van dollarspot. “Stel je hierbij ook de vraag wie een en ander vaststelt, bijvoorbeeld of een schadedrempel overschreden wordt. Moet de hoofdgreenkeeper zijn eigen vlees keuren of is het een goed idee een externe adviseur in te schakelen?”

Wat betreft ondersteuning op het gebied van strategische keuzes en schadedrempels zijn er al goede handreikingen beschikbaar. Groen adviseert om deze publicaties te raadplegen: het Handboek Kwaliteit golfbanen en de Handreiking pesticidevrij sportgrasbeheer. Groen ervaart dat het baanbeheerplan bij veel clubs vaak onderin in een la komt te liggen, terwijl het document bij verschillende keuzes en uitdagingen juist geregeld geraadpleegd zou moeten worden. “Dat raadplegen is gemakkelijker als je een digitale versie van je baanbeheerplan op het bureaublad van je computer hebt staan.”

Clubs en banen worden op de hoogte gebracht als het template-baanbeheerplan beschikbaar is. Bekijk de presentatie van Sjaak Groen: Een baanbeheerplan.

Een nieuwe cursus voor baanbeheerders

Toine Hattink, docent en cursusleider aan de HAS Green Academy, sprak over de cursus ‘Strategisch en tactisch golfbaanbeheer’ die op dit moment in samenwerking met de golfsector ontwikkeld wordt. “Tot ongeveer 10 jaar geleden was er een cursus baancommissaris”, zei Hattink. “Die diende destijds zijn doel maar intussen is er veel veranderd en nu is er behoefte aan een nieuwe opleiding. Golfbaanbeheer is veel complexer geworden, de technologie schrijdt voort en je hebt te maken met verwachtingen van de maatschappij die vastgelegd worden in wet- en regelgeving. Baanbeheerders dragen een grote verantwoordelijkheid en hun keuzes hebben direct effect op de overlevingsmogelijkheden van de baan en club.”

De doelgroep van de cursus is breder dan ‘de baancommissaris’. De opleiding is gericht op alle eindverantwoordelijken bij het beheer van een golfbaan. Dat kan een directeur, manager, bestuurslid of baancommissaris zijn. Het doel van de cursus is om deze groep baanbeheerders te ondersteunen met relevante achtergrondinformatie en de behandeling van voorbeelden uit de praktijk. De cursus wordt verdeeld in drie onderdelen:

  1. Baankwaliteit. Cursisten zullen agronomische basiskennis opdoen om begrip te krijgen voor de uitdagingen waarmee een hoofdgreenkeeper te maken heeft. Ook is er bijvoorbeeld aandacht voor de criteria die gelden bij de beoordeling van structurele speelkwaliteit.
  2. Duurzaam beheer en GEO-certificering. Dit thema omhelst zaken als pesticidegebruik, duurzaam waterbeheer, biodiversiteit en stakeholdermanagement, maar ook communicatie met golfers en niet-golfers.
  3. Het beheerplan en budget. Dit onderdeel gaat onder meer over het baanbeheerplan en strategische-tactische keuzes. Daarnaast komen zaken als het budget, investeringen en contracten aan de orde.

Clubs en banen worden op de hoogte gebracht als de eerste cursusdata bekend zijn. Bekijk de presentatie van Toine Hattink: Een nieuwe cursus in ontwikkeling.

Planmatig beheer is slimmer beheer

Niels Dokkuma sloot het seminar af met een reeks best practices en aandachtspunten omtrent het thema van de dag. “Strategisch en tactisch golfbaanbeheer is samen te vatten als goed rentmeesterschap”, zei Dokkuma. “Een rentmeester beheert een leefomgeving in het landelijk gebied met oog voor alle stakeholders.” Goed rentmeesterschap in golf betekent onder meer goed sportbestuur en bestuurlijke vernieuwing. De uitgangspunten van goed bestuur zijn te vinden op de website van NOC*NSF. Voor informatie over bestuurlijke vernieuwing, raadpleeg de website van de NGF.

Strategisch beheer is in feite ‘slimmer beheer’, betoogde Dokkuma: het is planmatig, datagestuurd, pro-actief, effectief en efficïent. "Omdat het beheer datagestuurd is, is het duurzamer. En GEO-certificering is de tool voor datagestuurd beheer." Een voorwaarde is wel dat het beheer geborgd is en dat er bij wisselingen van de wacht ook een goede mondelinge overdracht van de aanpak en ontwikkelde kennis plaatsvindt.

De missie, visie, strategie en doelstellingen worden bij voorkeur in een tienjarenplan verwerkt, dat geaccordeerd wordt door alle betrokkenen. En de visie is bij voorkeur in één zin samen te vatten.

Het tienjarenplan voorkomt ad-hoc beslissingen die botsen met de visie van de club. Dokkuma verwees hierbij naar het hoofdstuk Stop Throwing Stones uit het boek 'Golf Has Never Failed Me' van golfbaanarchitect Donald Ross. Het tienjarenplan moet wel geregeld geëvalueerd worden en moet wellicht bij voortschrijdend inzicht bijgesteld worden, maar het is belangrijk om een duidelijke langetermijnkoers uit te zetten op het gebied van grote uitdagingen: pesticidevrij beheer, watermanagement, biodiversiteitsontwikkeling en ruimtegebruik door de golfbaan en de publieke opinie hierover. Als je een plan hebt en ernaar handelt, dan is de kans groot dat de zaken zo verlopen als gewenst en gepland. Dat is niet of in veel mindere mate het geval als je geen plan hebt.

Ook belangrijk, zo betoogde Dokkuma, is om het functieprofiel van alle betrokkenen goed vast te leggen. Wat zijn de verantwoordelijkheden, taken en bevoegden van de baancommissaris, manager, bestuurder, directeur en hoofdgreenkeeper? En hoe verloopt de overdracht als iemand vertrekt? Ook moet duidelijk vastgelegd worden wie de hoofdgreenkeeper aanstuurt en op welke wijze. Dat is bij voorkeur een aansturing op hoofdlijnen en processen, een aansturing gericht op structurele speelkwaliteit, niet inhoudelijk.

Wat betreft schadedrempels is het belangrijk om deze in overleg vast te stellen. Het Handboek Kwaliteit golfbanen is bij dit overleg een goede leidraad. Daarnaast verdient het aanbeveling om de resultaten van een onderzoek naar de perceptie van onkruid en schimmels door te lezen. De enquête geeft inzicht in wat golfers belangrijk vinden op een golfbaan en in welke mate ze onkruid en schimmels aanvaardbaar vinden. Neem contact op als je deze NGF-enquête onder je eigen leden en gasten wilt uitzetten om zo een beter beeld te krijgen van de wensen van jouw achterban.

Bekijk de presentatie van Niels Dokkuma: Best practices.

Behoeftes

Ter afsluiting stelde Dokkuma de vraag waar clubs en banen behoefte aan hebben op het gebied van strategisch en tactisch golfbaanbeheer. “Ik wil graag weten wat ons staat te wachten”, zei een van de deelnemers. “Want dat moet je weten voor een langetermijnvisie en beheerplan.” Het antwoord: de verre toekomst is ongewis, maar de NGF streeft ernaar om clubs en banen zo goed mogelijk te informeren over de grote uitdagingen waarmee golf nu al te maken heeft en die eraan komen. Een voorbeeld hiervan is de uitdaging water. Er zijn al diverse bijeenkomsten over dit thema gehouden en recent is de publicatie Duurzaam waterbeheer - een handreiking verschenen. Bij alle uitdagingen (water, pesticidevrij beheer, klimaatverandering, kritiek op ruimtegebruik) is er aandacht voor de oplossingen én de kansen die er voor golfbanen zijn als zij pro-actief handelen. Wie goed op de hoogte wil blijven: schrijf je via een mail aan communicatie@ngf.nl in voor de nieuwsbrief van de NGF-afdeling Duurzaam beheer.

De rondvraag maakte duidelijk dat er ook behoefte is aan grasadviezen voor drogere en hetere zomers en hulp bij communicatie met golfers. Hoe kweek je begrip bij leden voor veranderingen? Ter ondersteuning van clubs en banen zal de NGF de communicatietoolkit Duurzaam beheer op de website van de NGF aanvullen en uitbreiden. De discussie maakte ook duidelijk dat communicatie tijd kost. Een boodschap moet geregeld herhaald worden om begrip en vertrouwen te kweken.

Forum: professioneel management

Het seminar op 8 september werd afgesloten met een forum waarbij de deelnemers gevraagd werd om te reageren twee stellingen:

  • Elke golfbaan heeft een professionele manager nodig.
  • Een goede hoofdgreenkeeper is een course manager en daarmee tevens baancommissaris.

Uit de discussie over deze stellingen kan de conclusie getrokken worden dat er meerdere modellen zijn, "one size does not fit all". Maar zeker is dat strategisch en tactisch golfbaanbeheer een duidelijke visie als fundament vergt. De visie moet worden opgesteld door het bestuur of de directie van een golfbaan en is de grondslag voor alle keuzes rondom de organisatie van het beheer.

Nationaal Golf & Groen symposium

Op de kalender van de NGF staan bijeenkomsten die in de nabije toekomst worden gehouden. Een van die bijeenkomsten is het Nationaal Golf & Groen symposium op 6 februari 2024 dat gecombineerd zal worden met het Nationaal Golfcongres. Lees hier meer.