Inhoud caddie

Efficiënt starttijdenmanagement: 9 tips

Mede door de coronamaatregelen maakt een meerderheid van de Nederlandse golfbanen nu gebruik van een starttijdensysteem. Het is een uitdaging om een boekingssysteem op zo’n manier in te richten dat iedereen tevreden is. Lees hier 9 praktische tips.

Het werken met starttijden was van 11 mei tot 1 juli 2020 verplicht en sindsdien wordt het geadviseerd (zie hiervoor ngf.nl/coronafaq). De ervaringen van spelers op clubs die voorheen geen starttijdensysteem hadden zijn verrassend positief, zo bleek ook op een Boostplan-themabijeenkomst in juli 2020 met als onderwerp 'Reserveren van starttijden, een blijvertje?' Veel leden geven aan dat ze nog nooit zo 'relaxed' hebben kunnen spelen en dat de doorstroming is verbeterd. Ook zijn veel leden positief over een bijkomend effect van een reserveringssysteem. Ze spelen nu vaker met onbekenden en vinden het leuk om andere spelers te leren kennen. Ook de horeca op veel golfbanen is blij met een starttijdensysteem, want het zorgt voor een betere spreiding van de gasten.

Het doel van een reserveringssysteem is dat de baan efficiënt bezet wordt en dat alle doelgroepen tevreden zijn. Het is dus niet de bedoeling dat een kleine groep spelers voortdurend de meest populaire starttijden 'inpikt'. Daarnaast moet er veel aandacht zijn voor de starttijdenfrequentie. De interval tussen teetimes heeft een grote invloed op de snelheid in de baan en het plezier van leden en gasten. Als spelersgroepen te kort achter elkaar starten, leidt dat tot slow play en ontevreden klanten. Het grote voordeel van een starttijdensysteem is dat je inzicht krijgt welke leden wel en niet spelen. De inactieve spelers zijn in het algemeen leden die eerder opzeggen dan anderen omdat ze geen betrokkenheid voelen met de golfclub of -baan. Wanneer je dit goed in beeld hebt, kun je hier als club naar handelen.

Raadpleeg de volgende tips bij het inrichten van je starttijdensysteem.

1. Balans leden-gasten

De visie van een club of baan bepaalt een fundamentele keuze: hoeveel starttijden worden beschikbaar gesteld voor leden en hoeveel voor gastspelers? Het streven is naar een balans die bij de club en baan past.

  • Stel elk uur één of twee starttijden voor greenfeespelers beschikbaar. Als die 24 uur van tevoren niet geboekt zijn, komen ze beschikbaar voor de leden.
  • Laat gastspelers alleen starttijden in de middagen boeken.
  • Stel alleen de minst drukke dagdelen open voor gastspelers (bijvoorbeeld maandagmiddag, zaterdagmiddag).
  • Laat leden eerder een starttijd reserveren dan gastspelers.

Er zijn natuurlijk nog veel meer mogelijkheden. Durf te experimenteren (en laat aan de leden weten dat het een experiment betreft), je kunt een aanpassing immers altijd terugdraaien.

2. Kans voor iedereen

Het doel van een reserveringssysteem is dat vraag en aanbod zo veel mogelijk op elkaar aansluiten. Dit geldt voor zowel commerciële banen als verenigingsbanen zonder winstoogmerk.

'Veelspelers' onder de clubleden gaan soms 'calculerend' om met het aanbod aan teetimes. Ze kennen de starttijdenregels uit hun hoofd en boeken zodra dat kan de beste (populaire) starttijden. In sommige gevallen gebruiken ze die startijden niet eens; de teetimes worden pas op het laatste moment geannuleerd, als ze al geannuleerd worden.

Het verdient aanbeveling om het reserveringsysteem zo in te richten dat alle doelgroepen kans maken starttijden te boeken op populaire dagdelen. Ook de minder actieve en minder gewiekste leden hebben recht op een mooie starttijd op zondagochtend. Er zijn clubs waar een beroep wordt gedaan op gepensioneerde senioren om zoveel mogelijk doordeweeks te spelen zodat er in het weekend starttijden zijn voor werkende mensen met golfende kinderen.

Voor elke club of baan is de oplossing anders maar dit zijn enkele manieren om het 'hamsteren' van starttijden door een groepje leden tegen te gaan.

  • Je mag pas na je laatste ronde een nieuwe starttijd boeken. Of variaties hierop. Bijvoorbeeld: leden kunnen maximaal drie starttijden van tevoren boeken.
  • Online kunnen de leden zien of er starttijden beschikbaar zijn, maar ze kunnen alleen een starttijd reserveren op de baan zelf. Dat heeft een paar voordelen. Om een starttijd te reserveren komen leden naar de club, waardoor de baan geen last heeft van no-shows. Spelers hoeven zelden tot nooit langer dan een uur te wachten en benutten die tijd in de horeca of op de drivingrange.
  • Je kunt niet verder dan een week vooruit reserveren.
  • Je mag per week maar twee of drie keer reserveren.

Natuurlijk mogen dit soort maatregelen niet indruisen tegen lidmaatschapsrechten. Zijn er spelers die geregeld op het laatste moment afzeggen of die niet komen opdagen? Waarschuwingen of boetes zijn niet de oplossing. Ga het gesprek aan met deze leden en leg uit waarom ze met hun gedrag anderen duperen. Doe een beroep op hun redelijkheid.

3. Slow play

Banen en clubs hebben een grote invloed op de doorstroming in de baan. Denk bijvoorbeeld aan de setup (hoogte van de rough, pinposities) of aan de startinterval. De ruimte tussen starttijden heeft de grootste invloed. Een voorbeeld van hoe snel het kan misgaan als je om de 8 minuten een driebal laat starten, in plaats van om de 12 of 10 minuten, is te vinden op de website van de R&A.

Denk dus goed na over de ideale startinterval en het maximum aantal spelers per starttijd. De R&A adviseert een interval van 12 minuten bij vierballen, 10 minuten bij drieballen en 8 minuten bij tweeballen. Zeker zolang de anderhalvemeterrichtlijn geldt, is een ruime interval tussen flights extra belangrijk.

Bij zeer korte intervallen kun je weliswaar meer spelers kwijt in de baan, maar de kans bestaat dat het vastloopt en spelers een minder plezierige ervaring hebben. Dat werkt averechts. En in het algemeen zijn spelers best bereid zijn om iets meer te betalen als ze een prettige ronde hebben omdat de interval tussen de startijden groter is.

Er zijn ook in dit geval weer verschillende oplossingen om het iedereen naar de zin te maken. Sommige golfclubs staan in de ochtend alleen maar tweeballen of drieballen toe (soms met een korte interval) en pas later op de dag ook drieballen of vierballen. Lees ook het artikel Vlot spel zit in de kleinste dingen.

4. Telefonisch reserveren?

Sommige spelers boeken liever per telefoon dan online, dus daarmee bied je service. Maar het scheelt een club en baan veel tijd als starttijden alleen nog maar digitaal gereserveerd kunnen worden. De clubmanager of receptiemedewerker wint dan tijd voor andere zaken.

5. Yield management/dynamic pricing

Yield management of dynamic pricing - welke prijs wordt aan welke starttijd gekoppeld? - is een belangrijk onderdeel van starttijdenmanagement. Op populaire tijden kan meer gerekend worden voor een teetime en starttijden op minder aantrekkelijke uren momenten kunnen gevuld worden door de prijs te verlagen. Een goed dynamisch prijsbeleid is een vak apart maar het begint met kennis van de huidige baanbezetting (zie ook het volgende punt). Welke tijden worden als eerste geboekt? Op welke momenten van de week is de baan vrijwel leeg? Etc.

6. Beslissingen nemen op basis van kennis

Hoe meer je weet, hoe beter je het starttijdensysteem kunt inrichten. 

  • Goede reserveringssoftware verschaft automatisch allerlei data die je kunt gebruiken voor analyses. Wat zijn de drukst bezette dagen en dagdelen, op welke wijze is er geboekt en hoeveel dagen van tevoren, welke arrangementen zijn populair? Etc. Door het starttijdensysteem krijg je ook inzicht in het spelersgedrag van je leden. Daar kun je vervolgens op inspelen om te voorkomen dat de 'stoftasgolfers' aan het eind van het jaar afhaken.
  • Players 1st is een tool om te meten wat de wensen zijn van je spelers (leden en gasten).
  • De NGF is in 2020 begonnen met een onderzoek naar de lidmaatschapsbehoeften van golfers. Dit onderzoek geeft de club inzicht in de behoeftes van spelers zodat je beslissingen kunt nemen op basis van kennis. 

7. Maak het makkelijk

Maak het zo makkelijk mogelijk voor je leden en gasten. 'Boek een starttijd' is voor zowel leden als gasten de belangrijkste button op de homepage van de website of de eigen app. Zijn er verschillende mogelijkheden om te reserveren (bijvoorbeeld GOLFGO én een eigen app), wijs de spelers hier dan op. Iedereen heeft verschillende voorkeuren.

8. Promotie, marketing en communicatie vooraf

Het voordeel van een starttijdensysteem is dat je een speler kunt vragen om een e-mailadres voor een bevestigingsmail. Ideaal gesproken heeft je bevestigingsmail een agendafunctie ('Zet de afspraak in mijn agenda'), dat helpt bij het voorkomen van no-shows. De bevestiging kan bovendien vergezeld worden van een kort ander bericht. Je kunt spelers bijvoorbeeld wijzen op de dagschotel, een arrangement, een aanbieding in de proshop of starttijden die nog vrij zijn. Vermeld in de bevestigingsmail ook de check-in-procedure (betaling, drivingrange), hoe je een handicart kunt reserveren, hoe je kunt afzeggen en wat er gebeurt als een speler niet komt opdagen.

9. Promotie, marketing en communicatie achteraf

Vraag de gasten (en leden) na afloop naar hun bevindingen. Dit kan bij een eigen app ook gedaan worden via pushberichten.

De NGF en de NVG hebben voor de Nederlandse golfbranche een landelijk online reserveringsplatform ontwikkeld: GOLFGO. Andere reserveringssystemen (bijvoorbeeld E-Golf4U, Club Prophet Systems en Intogolf) kunnen gekoppeld worden. In verband met de coronacrisis is GOLFGO voor golfclubs en -banen in 2020 gratis te gebruiken. GOLFGO is geïntegreerd in de app GOLF.NL. Dat wil zeggen dat golfers via de app eenvoudig een starttijd kunnen reserveren.