Een praktijkvoorbeeld: het calamiteitenplan van Hoenshuis

Een goede golfbaan is een veilige golfbaan. Veiligheid is nooit voor de volle honderd procent te garanderen, maar golfbanen en -clubs hebben wel de wettelijke zorgplicht om de risico’s op en rond de golfbaan te beperken. Bij maatschappelijk verantwoord bestuur hoort de inspanningsverplichting om de golfbaan zo veilig mogelijk te maken voor medewerkers, spelers en gasten.

Gebeurt er onverhoopt toch een ongeval of calamiteit, dan moet duidelijk zijn hoe iedereen moet handelen. Vluchtwegen voor personen op het terrein, toegangswegen voor hulppersoneel, locaties van AED-apparatuur: dit soort gegevens moeten worden vastgelegd in een 'incidenten- en calamiteitenplan', een veiligheidsplan.

Op G&CC Hoenshuis is deze exercitie in 2020 afgerond. Bij de ontwikkeling van het veiligheidsplan hebben de baaneigenaar en de golfvereniging gemeenschappelijk opgetrokken, maar een van de leden van de club, Peter Bouckaert, was de persoon die de kar trok. Hij deelt graag zijn ervaringen zodat andere golfbanen kunnen leren van zijn bevindingen.

Een golfbaan is niet te vergelijken met andere sportvelden

Voor Peter Bouckaert, die een medische achtergrond heeft, begon het project toen hij enkele jaren geleden een reanimatiecursus voor de vereniging gaf. “De bedrijfshulpverlening – BHV - was op orde en er was een ontruimingsplan, maar het bleek dat we geen actueel alomvattend veiligheidsplan hadden”, aldus Bouckaert. “Wat moet men doen als iemand op hole 7 neervalt? Wie moet ik bellen? Het was onduidelijk wat er moest gebeuren bij een calamiteit op het golfterrein en hoe de hulpverleningsketen georganiseerd was.”

"Een veiligheidsplan van een golfbaan heeft veel overeenkomsten met een veiligheidsplan van een bedrijf, maar omdat een golfterrein enorm uitgestrekt is, is er ook een groot verschil”

In overleg met de baaneigenaar en de club begon Bouckaert met het ontwikkelen van een veiligheidsplan. “Een veiligheidsplan van een golfbaan heeft veel overeenkomsten met een veiligheidsplan van een bedrijf”, zegt Bouckaert, “maar omdat een golfterrein enorm uitgestrekt is, is er ook een groot verschil.”

Bouckaert belde met de Limburgse GGD en proefde al snel dat de hulpverleners geen idee hadden van de grote afstanden op een golfbaan en dus ook niet van de aparte uitdagingen die er zijn bij hulpverlening op een golfbaan. Hoenshuis kwam daarom in aanmerking voor een 'afspraak op locatie', iets wat de GGD normaal gesproken alleen doet voor uitzonderlijke bedrijven of locaties zoals DSM of Pinkpop. Bouckaert: “Een golfbaan is niet te vergelijken met een sportpark voor voetbal, tennis of hockey. De hulpdiensten moesten erkennen dat ze in natte omstandigheden niet in de buurt van een slachtoffer kunnen komen. Een ambulancevoertuig weegt 4000 kilo en is topzwaar. En hulpverleners kunnen ook niet met al hun spullen te voet een slachtoffer bereiken.”

Het bezoek van de GGD leidde tot het plan om een buggie om te bouwen tot een “search & rescue vehicle” zodat slachtoffers ook in natte omstandigheden bereikt kunnen worden. Dit voertuig voldoet aan criteria die de GGD heeft opgesteld. Het is uitgerust met een brancard voor vervoer van een slachtoffer. De buggie – door de eigen greenkeepers gemonteerd – heeft ook verlichting, een toeter en een stoeltje voor de verpleegkundige. In het voertuig liggen plattegronden van het golfterrein.

“Wie moet gebeld worden, op welk nummer, wie meldt wat?”

In overleg met de GGD hebben ook andere onderdelen van het veiligheidsplan invulling gekregen, bijvoorbeeld de locatie voor een verzamelplek (waar iedereen bijeenkomt als er een calamiteit gebeurt) en de landingsplekken voor een traumahelikopter.

Aan het eind van het proces zijn instructies voor leden, gasten en personeel opgesteld. Dit is volgens Bouckaert een van de belangrijkste onderdelen van een veiligheidsplan: “Wie moet gebeld worden, op welk nummer, wie meldt wat?” De instructies op Hoenshuis zijn kort, krachtig en helder. Ze staan niet alleen op borden nabij het clubhuis maar ook op de scorekaarten.

Omdat een golfbaan zo groot is, is het belangrijk dat men weet op elke hole men moet zijn. Dat is verwerkt in elke schakel van de hulpverlening. Als 112 vanaf de golfbaan wordt gebeld, dan krijgt de centralist (de telefonische hulpverlener) automatisch een aantal vragen op zijn of haar scherm te zien, waaronder de vraag “Op welke hole bent u?” De GGD geeft de informatie door aan de hulpverleners en die beschikken dankzij het calamiteitenplan over de plattegronden van de baan en kunnen daarom snel op de juiste plek zijn. Dat kan levens schelen.

Preventie

Leden en gasten van Hoenshuis zagen enkele jaren geleden in hoe belangrijk een goed veiligheidsplan is. De aanleiding was een ongeval op een nabijgelegen golfbaan. De hulpverleners waren snel bij het golfterrein maar kwamen terecht bij een gesloten hek. Ze belden de golfbaan voor instructies maar de telefoon werd niet opgenomen. Dat leidde tot grote vertraging bij de hulpverlening.

"Reanimaties slagen niet altijd maar hoe vroeger het gebeurt, hoe groter de kans op succes"

“Het incident maakte iedereen op Hoenshuis bewust van het belang om een gedegen veiligheidsplan te hebben”, zegt Bouckaert. “Reanimaties slagen niet altijd maar hoe vroeger het gebeurt, hoe groter de kans op succes. Maar we hebben het niet alleen over hartproblemen. Het kan bijvoorbeeld ook voorkomen dat iemand een heupfractuur oploopt op de baan. Ook dan is snelle hulpverlening heel belangrijk, want als oudere mensen na een heupbreuk lang stilliggen in de kou krijgen ze snel te maken met hypothermie – onderkoeling.”

Het opstellen van een veiligheidsplan geeft inzicht in de huidige situatie en op welk gebied er preventieve maatregelen genomen moeten worden. “Preventie is eigenlijk het sleutelwoord bij het maken van een veiligheidsplan”, zegt Bouckaert. “Op preventiegebied kun je het meest scoren. Denk aan het uitdelen van waterflesjes in een hittegolf. Denk aan aanwijzingen waardoor spelers lichamelijke signalen leren herkennen, zodat ze bij warm weer genoeg drinken of een rondje overslaan als ze zich niet lekker voelen.”

Een veilig gevoel creëren

Kwaliteit en veiligheid wordt in de ogen van Bouckaert steeds belangrijker in onze samenleving. Hij meent daarom dat een veiligheidsplan bijdraagt aan de kracht van de golfsport. “Door te tonen dat alle veiligheidsaspecten op orde zijn, geef je leden en gasten een veilig gevoel. ‘Ik ben hier veilig’, zullen ze onbewust denken. Dat is wat je wil bereiken.”

"Door te tonen dat alle veiligheidsaspecten op orde zijn, geef je leden en gasten een veilig gevoel"

Een calamiteitenplan is veelomvattend. Het bevat bijvoorbeeld een ontruimingsplan, plattegronden en afspraken met ambulancediensten, brandweer en politie. Iedereen is erbij betrokken: de baaneigenaar, de club, het personeel, de pro’s, de greenkeepers en de leden. Op basis van het plan moeten er op het golfterrein wellicht aanpassingen gedaan worden zoals een betere bewegwijzering en nieuwe communicatieborden. Wellicht moet ook het aantal Bedrijfshulpverleners of AED’s uitgebreid worden.

Dit kost allemaal tijd maar als het calamiteitenplan eenmaal “staat”, dan kost het weinig tijd om het actueel te houden. Bouckaert: “Dan ligt er een solide veiligheidsplan dat een bijdrage kan leveren aan het redden van levens en het voorkomen van een vertraging in de zorgverlening.”

Bouckaert heeft veel geleerd als projectleider bij het maken van het veiligheidsplan voor G&CC Hoenshuis en hij deelt graag enkele tips. Bouckaert “Mijn boodschap is dat het voor elke golfbaan heel belangrijk is om een veiligheidsplan te hebben. Daarom vertellen wij graag ons verhaal. Tegen andere clubs zeg ik: doe er je voordeel mee.”

Tips

• 'Kwaliteit en veiligheid' – waar het veiligheidsplan van een golfbaan onderdeel van uitmaakt – moet ondergebracht zijn in de portefeuille van een bestuurslid/directielid.
• Je kunt het maken van een veiligheidsplan uitbesteden aan een gespecialiseerd bedrijf maar dat is een dure grap. Het is beter om het project neer te leggen bij een klein aantal leden met ervaring in kwaliteitsmanagement.
• Het veiligheidsplan omvat alle mogelijke calamiteiten, van brand in de gebouwen tot een plan van aanpak in een hittegolf. Voor brandpreventie en hulpverlening bestaan er voor bouwwerken algemene regels die te vinden zijn in het gemeentelijke Bouwbesluit en de gemeentelijke Bouwverordening.
• Iemand met goede schrijfvaardigheden moet het plan uitwerken. Dit is een tijdrovend onderdeel van het project.
• Benoem elke dag een veiligheidsofficier van dienst die weet hoe alle voorzieningen functioneren en de voorzieningen ook geregeld toetst.
• Besteed veel tijd aan communicatie via bebording, het clubblad, de scorekaart, de nieuwsbrief en de website.
• Registreer jaarlijks alle ongevallen, ongelukken en overlijdensgevallen op het golfterrein. Dit geeft inzicht welke preventieve maatregelen prioriteit hebben.
• Het calamiteitenplan moet één keet per jaar getoetst en geoefend worden: kloppen de plattegronden nog, weten alle betrokkenen nog wat de afspraken zijn?
• Elke golfbaan is anders en je kunt dus niet zomaar een veiligheidsplan van een andere club overnemen. Maar door het veiligheidsplan van een bevriende club op te vragen en te bestuderen, krijg je wel een goed idee hoe een plan eruit ziet en met welke zaken je rekening moet houden.

We bedanken G&CC Hoenshuis voor de medewerking aan dit artikel. Raadpleeg ook de brochure 'Wegwijs in zorgplicht en veiligheid voor golfbanen' (klik in de blauwe balk hieronder).

Ga terug naar de hoofdpagina Veiligheid en zorgplicht.