Inhoud caddie

OnCourse Nederland: antwoorden op veelgestelde vragen

OnCourse Nederland is het voortraject naar GEO-certificering. Clubs die voldoen aan alle verplichte criteria voor duurzaam golfbaanbeheer ontvangen na een audit het GEO-certificaat. Op de portal en hier op Caddie vinden gebruikers een document met tips en antwoorden op veelgestelde vragen.

OnCourse Nederland is de online portal die is ontwikkeld om golfbaanbeheerders te stimuleren bewust om te gaan met natuur en milieu en maatschappelijk verantwoord te ondernemen. Na het doorlopen van het programma kan internationale certificering door de GEO Foundation worden aangevraagd.

De NGF stimuleert alle clubs om het GEO-certificaat te behalen. Als onderdeel van de begeleiding worden er geregeld workshops gehouden over het gebruik van OnCourse Nederland. De tips en de antwoorden op veelgestelde vragen in deze workshops zijn verzameld in één document. Dat document, dat geregeld aangevuld zal worden, is te vinden op de portal OnCourse Nederland maar ook hier op Caddie, het NGF-serviceportaal voor golfclubs en -banen. 

Tips voor succes

Aan de slag met OnCourse Nederland? Deze tips op basis van de ervaringen van andere clubs versnellen het proces en zorgen voor succes!

  • Het is belangrijk dat de directie, het management of het bestuur achter duurzaamheid staat. Maak goede afspraken met elkaar en zorg voor bestuurlijke borging/borging door de directie (Lees de ervaringen van De Groene Ster in het artikel “Geo is teamwerk”.)
  • Een belangrijke voorwaarde voor succes is een goed GEO-team met een brede expertise dat de taken onderling verdeelt. Maak een vogelaar op de club deel van het team maar ook de (assistent)hoofdgreenkeeper. Zoek ook iemand die handig is met computers en internet; het uploaden van data, bijlages en notities en het invoeren van data is dan zo gepiept terwijl het niet-ingewijden uren tijd kost. Eén persoon moet als projectleider fungeren: het projectteam aansturen, de planning maken, de taken verdelen en de voortgang bewaken.
  • Lees de handleiding van OnCourse Nederland.
  • Verzamel van tevoren zo veel mogelijk documenten, van baanbeheerplannen tot energierekeningen. Zorg hierbij voor een logische en goed herkenbare benaming van de bestanden.
  • Doe zo veel mogelijk zelf of samen met (vrijwilligers) van lokale organisaties: dan wordt het proces de club “eigen”. Voor bepaalde zaken (bijvoorbeeld een Visual Tree Assessment, een wettelijke verplichting in verband met de veiligheid van spelers) moet je eventueel een deskundige inschakelen maar ook in deze gevallen zijn er soms vrijwilligers die het kunnen doen (bijvoorbeeld een greenkeeper met deze expertise).
  • Werk de drie fasen van GEO-certificering stapsgewijs door. Eerst fase 1 (inventarisatie en nulmeting), dan fase 2 (visie: waar besparen, verbeteren of innoveren?) en dan fase 3 (het werkplan).
  • Het is handig om een vast mailadres te hebben voor de huidige en toekomstige commissies (bijvoorbeeld geo@toxandria.nl, geo@hoogegraven.nl, etc.).
  • Communiceer over de vorderingen en de successen, zowel intern en extern. Duurzaamheid “doe je voor jezelf”, voor de club en organisatie, maar draag het ook uit in en buiten de club. Leden en de buitenwereld laten weten wat er bereikt is leidt tot veel positiefs!

Veelgestelde vragen

Hoe kun je duurzaam beheer aanpakken en hoe moet je het borgen (want vroeger of later zal de directie, het management, het bestuur of de verantwoordelijke commissie wisselen van personen). De portal OnCourse Nederland (getoncourse.golf) is het antwoord op de vraag. OnCourse Nederland begeleidt clubs bij duurzaam golfbaanbeheer op weg naar GEO-certificering én borgt het duurzame werken. Daarnaast borgt OnCourse Nederland “compliance” op het gebied van duurzaamheid: het voldoen aan alle wet- en regelgeving (bijvoorbeeld de Wet natuurbescherming of de Informatieplicht energiebesparing). In OnCourse worden clubs geleid door de verplichtingen waaraan ze sowieso moeten voldoen, of de club nou op weg is naar het GEO-certificaat of niet. Zonder de hulp van een portal als OnCourse Nederland is het voldoen aan alle wet- en regelgeving een doolhof waarbij de kans bestaat dat een club onbewust in overtreding is.

getoncourse.golf

OnCourse Nederland is een online portal die is ontwikkeld om golfbaanbeheerders te stimuleren bewust om te gaan met natuur en milieu en maatschappelijk verantwoord te ondernemen. OnCourse Nederland is een portal van de GEO Foundation, een internationale, onafhankelijke non-profit organisatie. Na het succesvol doorlopen van het programma kan internationale certificering door de GEO Foundation worden aangevraagd. Het GEO-certificaat is een internationaal keurmerk, aangesloten bij ISEAL Alliance, voor verantwoord en milieuvriendelijk beheer. De NGF stimuleert alle clubs om het GEO-certificaat te behalen maar heeft geen toegang tot de accounts van de clubs in OnCourse Nederland. Zodra een club OnCourse Nederland heeft voltooid: geef het door aan de NGF en de NGF licht de GEO Foundation in. De GEO Foundation schakelt dan een onafhankelijke auditor in en er wordt een bezoek van deze auditor aan de club gepland. De auditor krijgt toegang tot alles wat de club in OnCourse heeft ingevoerd en neemt voorafgaand aan zijn of haar bezoek de documentatie gedetailleerd door. Tijdens het bezoek van de auditor (ongeveer een halve dag) stelt hij of zij vragen aan het GEO-team en ander personeel van de organisatie en volgt een rondgang door de baan en de gebouwen. Als OnCourse Nederland succesvol is afgelegd volgt GEO-certificering en ontvangt de club het GEO-certificaat. Er wordt dan een duurzaamheidsscorekaart gegenereerd die de club kan opslaan en kan inzetten voor publiciteitsdoeleinden. Na de eerste certificering via de nieuwe portal is het certificaat net als vroeger drie jaar geldig, maar de geldigheidsduur bij een hercertificering via OnCourse Nederland is verlengd van drie naar vijf jaar, mits alle verplichten delen in OnCourse Nederland volledig zijn afgerond en de audit succesvol doorstaan wordt.

De website van de GEO Foundation

De NGF begeleidt de clubs bij OnCourse Nederland met workshops (in 2020 volgen er meer) en binnenkort ook met een eerstelijns helpdesk op bepaalde dagdelen van de week. Meer informatie hierover volgt later. Vragen over inhoudelijke zaken? Mail geo@ngf.nl. Voor vragen die over de portal zelf gaan kunnen clubs terecht bij de GEO Foundation via hello@getoncourse.golf.

geo@ngf.nl

De gegevens van GEO-gecertificeerde clubs worden niet automatisch overgeheveld van de oude naar de nieuwe portal. Het is belangrijk dat clubs alle online vragen en invulvelden opnieuw beantwoorden. Maar veel oude gegevens die destijds in de oude portal zijn ingevoerd zijn herbruikbaar. In sommige gevallen voldoet “copy-paste”, in andere gevallen moet informatie geupdate worden. GEO-gecertificeerde clubs kunnen in de toekomst ongeveer 60-70 procent van de eenmaal ingevulde informatie hergebruiken voor toekomstige hercertificering.

De gebruikersnaam en het wachtwoord van de oude portal zijn niet meer geldig. Er moet een aaccount geopend worden op de nieuwe portal. Dat gaat heel gemakkelijk. Ga naar getoncourse.golf. Klik vervolgens op REGISTER > Register Today. Vul naam en e-mailadres in. Kies Nederlands (Dutch) als taal. EN LET OP, kies nu alleen OPTION 1 (1 - Located in Sweden, Portugal, Flanders or Netherlands). Het account is dan gratis (i.p.v. 300 euro per jaar per club), ook als het om een hercertificering gaat, want de NGF ondersteunt het proces financieel door het jaarlijkse OnCourse-abonnement van alle Nederlandse clubs voor haar rekening te nemen. Hierna kan gestart worden met OnCourse Nederland. (Per ongeluk OPTION 2 gekozen? Neem dan contact op met hello@getoncourse.golf om de verkeerde keuze recht te zetten.)

Inlogpagina getoncourse.golf

De beheerder van de account (de hoofdgebruiker) kan andere personen van de vereniging of organisatie toegang geven tot de OnCourse-account. Deze personen ontvangen een eigen username en wachtwoord en kunnen vervolgens ook in OnCourse werken. Stem wel goed af wie wanneer in OnCourse werkt. Het werkt niet goed als twee personen op twee verschillende plaatsen tegelijkertijd in de portal werken.

Na het inloggen verschijnt een dashboard. De club kan hier details over de baan en organisatie invullen. De volgende stap is het lezen en doorlopen van “Werkwijze” waarin het proces van OnCourse wordt uitgelegd. Op elke pagina is een uitleg te vinden van de materie die behandeld wordt (klik hiervoor op “lees meer”).

In de portal OnCourse Nederland wordt alle invoer voortdurend automatisch bewaard. Alle GEO-gegevens van een club worden duurzaam vastgelegd in de “cloud”. De data zijn alleen toegankelijk voor de OnCourse-accountbeheerder namens de club, de GEO Foundation en nadat alles doorlopen is ook voor de auditor van de GEO Foundation. Wat betreft pdf’s en andere bestanden die geupload moeten worden, doet de club er verstandig aan om deze ook goed te bewaren in één map op de computer/de server van de club.

“Compliance” is de ondergrens van OnCourse Nederland. In de portal geven groene vlaggetjes aan welke informatie verplicht ingevuld moet worden voor certificering. Dit betreft zowel wet- en regelgeving als duurzaamheid.

Ga voor elk toe te voegen document naar Bestandsbeheer op de portal. Geef de bestanden die geupload worden bij voorkeur een duidelijke naam, bijvoorbeeld “2019_certificering_Beheerplan_GC XYZ_2015_2019”. Allerlei verschillende bestandstypes kunnen geupload worden: PDF, MS Word, Excel, etc.

OnCourse doorlopen betekent voldoen aan wet- en regelgeving en internationale GEO-criteria op het gebied van duurzaamheid. Hierbij geldt een driestaps planmatigheidbenadering voor meer structuur: Inventarisatie-Visie-Werkplan. In de Visiefase worden doelstellingen geformuleerd. Het is belangrijk om te beseffen dat elke club zijn eigen visie bepaalt, de enige vereniging kan meer dan de andere. Het gaat in OnCourse Nederland om bewustwording en verbeteringen die te realiseren zijn. Elke vereniging bepaalt dus zelf wat ze wil realiseren, maar wat een club belooft, dat wordt bij de hercertificering gecheckt en moet gedaan zijn (tenzij er een zeer goede reden is waarom het niet mogelijk was). Wees dus realistisch; alle doelen moeten meetbaar, evalueerbaar, maakbaar en vooral haalbaar zijn.

Het gaat om het meest recente jaar waarvan de club alle noodzakelijke informatie heeft. In januari 2020 is dat misschien nog 2018 maar in april 2020 heeft een club vermoedelijk wel al alle info over 2019 kunnen vergaren. Voor (her-)certificering is het overigens verplicht één volledig jaar in te voeren bij Jaargegevens, maar de invoer van de drie voorafgaande jaren is daarbij wenselijk.

Dat is afhankelijk van het werk dat u al is gedaan om meer te weten te komen over duurzaamheid op uw golfaccommodatie. Voor clubs die al GEO-gecertificeerd zijn, neemt het upgraden naar het nieuwe OnCourse minder tijd in beslag dan voor golfbanen die voor het eerst certificeren. Ook hangt het er vanaf in welke mate reeds aan wet- en regelgeving voldaan wordt. Als de benodigde documentatie nog niet is verzameld, dan kan het langer duren. Net als voorheen verdient het aanbeveling om het werk te verdelen tussen verschillende mensen in de organisatie of een commissie.

Voor Nederlandse clubs is het programma OnCourse gratis omdat de NGF voor elke club het jaarlijkse abonnement voor haar rekening neemt (zie de vraag “hoe moeten we ons aanmelden?”). Er zijn wel kosten verbonden aan de audit (950 euro exclusief 21 procent btw) en de vertaling van de samenvatting hiervan (200 euro exclusief 21% btw per certificering). Daarnaast rekent de GEO Foundation 315 euro administratiefee exclusief 21% btw. Deze bedragen zijn allemaal per 3-jarige of 5-jarige certificeringstermijn.

Het belang van GEO-certificering voor golfclubs wordt steeds groter. Door een aantal ontwikkelingen is werken aan duurzaamheid geen vrijblijvendheid meer. Denk aan het verbod op het gebruik van pesticiden op sportvelden, het verbod op beregening in delen van het land vanwege droogte, de informatieplicht energiebesparing voor sportclubs en het Klimaatakkoord van 2015 in Parijs dat onder meer heeft geleid tot het Nationaal Sportakkoord waarin de verduurzaming van alle sportaccommodaties een deelakkoord is en in rap tempo geïmplementeerd wordt. Het is aan te bevelen dat een club bij de interne communicatie ook goed stilstaat bij het waarom van duurzaamheid en de kansen die het biedt. Voor het waarom van duurzaamheid - bewust omgaan met natuur en milieu en maatschappelijk verantwoord ondernemen - verwijzen we naar de themapagina GEO-certificering. Het waarom wordt ook uitgebreid behandeld in de nieuwe editie van het werkboek Klaar voor de toekomst dat begin 2020 gepubliceerd wordt.

Themapagina GEO-certificering

Werken met de Golfbaandataviewer

Een belangrijke tool van OnCourse Nederland is de Golfbaandataviewer. Op de Golfbaandataviewer vinden golfclubs via kaartbeelden relevante nationale en regionale informatie over de locatie van hun baan en de implicaties voor het beheer. Een voorbeeld:

  • Tik in de golfbaanviewer de naam van de baan in de zoekbalk en zoem naar de baan.
  • Ligt de golfbaan in of binnen 1 kilometer van een Natura2000-gebied? Klik hiervoor in de lijst met lagen op “Natura2000” en het wordt duidelijk.
  • Als een golfbaan in of binnen 1 kilometer van een Natura2000-gebied ligt, dan heeft dat implicaties voor het beheer van het terrein. Klik op het Natura2000-gebied en dan op “Meer informatie” om de informatie hierover te verzamelen. Een club vindt op deze manier snel welke soorten en dieren beschermd zijn en aan welke wetten en regels voldaan moet worden. Hierbij komt de brochure Wet natuurbescherming op golfbanen ook van pas.
  • Klik op “Printen/afdrukken”; met deze functie kun je beelden ook bewaren als pdf.

Kijk laag voor laag of de golfbaan in een bijzonder gebied ligt (bijvoorbeeld een waterwingebied of een archeologische waardenkaart) en lees de implicaties voor het beheer. Bedenk dat al het baanpersoneel op de hoogte moet worden gebracht van werkprotocollen die volgen uit de aanwezigheid van beschermde soorten en dieren. In de golfbaandataviewer is ook een handleiding te vinden; het verdient aanbeveling om die te lezen. In OnCourse word je automatisch naar de golfbaandataviewer geleid maar deze tool is ook rechtstreeks te bezoeken via golfbaandataviewer.nl. Open de website in de browser Chrome voor de beste resultaten.

Wat zijn de voordelen van de nieuwe portal?

  • Een van de voordelen van OnCourse Nederland ten opzichte van het oude portaal is dat alle invoer van data nu op één plek gebeurt en dat alle tools in OnCourse Nederland zijn geïmplementeerd. Clubs die de stappen in de portal doorlopen, worden op een duidelijke wijze door het GEO-proces geleid. Waar nodig word je met een link naar een website of tool geleid die het makkelijker maken om noodzakelijke data en informatie te vinden, bijvoorbeeld de Golfbaandataviewer. Systemen als GolfGIS en EMS zijn voor sommige banen en clubs nuttige management tools maar deze systemen zijn niet nodig op weg naar GEO-certificering.
  • De nieuwe online omgeving is gebruiksvriendelijker gemaakt, zodat het voor clubs gemakkelijker en efficiënter wordt om te voldoen aan alle eisen van het GEO-certificaat.
  • OnCourse doorlopen betekent niet alleen voldoen aan internationale GEO-criteria maar ook aan alle wet- en regelgeving op het gebied van duurzaam beheer (bijvoorbeeld de nieuwe Wet natuurbescherming).
  • Op basis van de ervaringen tot nu toe zijn inhoudelijke verbeteringen doorgevoerd. Die zorgen ervoor dat GEO-certificering via de nieuwe portal een nog waardevoller duurzaamheidskeurmerk oplevert.
  • OnCourse maakt inzichtelijk hoe clubs, bestuurders en directies kunnen anticiperen op aansprakelijkheidsrisico’s.
  • Met OnCourse is het GEO-certificaat langer geldig. Na de eerste certificering via de nieuwe portal is het certificaat net als vroeger drie jaar geldig, maar de geldigheidsduur bij een hercertificering is verlengd van drie naar vijf jaar, mits alle verplichten delen in OnCourse Nederland eerst volledig worden afgerond.
  • OnCourse Nederland heeft marketing- en pr-voordelen. De nieuwe portal maakt het gemakkelijker om leden en gasten, het bestuur of de directie, de gemeente, buren en andere stakeholders te laten zien wat een club of golfbaan doet. Zo is bijvoorbeeld het mogelijk om elk jaar een rapport of “duurzaamheidsscorekaart” samen te stellen die online of als print aan de leden en buitenwereld gepresenteerd kan worden. De portal creëert tevens een soort miniduurzaamheidswebsite die in de clubwebsite geïntegreerd kan worden.
  • Alle GEO-gegevens van een club worden duurzaam vastgelegd in de “cloud”.
  • De NGF ondersteunt de GEO-certificering onder meer met workshops, onderzoek, promotie en communicatie. De bond ondersteunt het proces ook financieel: door het jaarlijkse OnCourse-abonnement van alle clubs voor haar rekening te nemen (300 euro per jaar per club).