Inhoud caddie

Stappenplan marshalling op een golfbaan

Hoe zet je een goed functionerende marshaldienst op? Dit stappenplan helpt je hierbij.

Om te komen tot een goed werkende marshaldienst zal de golfclub of golfbaan de nodige stappen moeten ondernemen. Het bestuur of het management speelt hierin een belangrijke rol als initiator en facilitator. Hieronder wordt een aantal stappen kort beschreven om te komen tot (1) een goed werkende marshaldienst en (2) een marshalplan waarin alles is vastgelegd. Daarnaast is het een handige checklist om te beoordelen of de zaken met betrekking tot marshalling goed voor elkaar zijn.

Onderwerpen die in onderstaande stappen worden toegelicht:

Doel marshaldienst: waarom marshals?

Het bestuur of het management beschrijft het doel van de marshaldienst. Hoe past de marshal in het beleid van de vereniging of baan? Waarom worden marshals ingezet?

Communicatie en documentatie

Het bestuur/management communiceert regelmatig en positief over de marshaldienst naar leden en gasten en voorziet in heldere informatie op de website over de marshaldienst. Ook zijn alle relevante zaken met betrekking tot de marshaldienst in de belangrijke documenten beschreven. Te denken valt aan de volgende documenten.

  • Het beleidsplan van de club: doel van de marshaldienst in relatie tot missie van de club/baan.
  • Gebruikersovereenkomst: wanneer er sprake is van een vereniging die gebruiktmaakt van een golfbaan die niet in eigendom is. In de gebruikersovereenkomst staat beschreven wie verantwoordelijk is voor de marshals en wat is afgesproken over de ondersteuning en de financiering van de marshals.
  • Calamiteitenplan: wat is de rol van de marshal bij welke calamiteiten (onweer, onwel worden van speler, storm, hitte, enz.)?
  • Huishoudelijk reglement: sanctiebeleid en klachtenbeleid m.b.t. marshalling.
  • Baanreglement: waar kan de marshal allemaal op letten en wat zijn de bevoegdheden.

Afstemming binnen de organisatie

Het bestuur/management zorgt voor een heldere afstemming in taken tussen de marshals en overige werknemers of vrijwilligers met betrekking tot ontvangst en begeleiding van spelers (leden en gasten). Te denken valt aan afstemming met de receptie, secretariaat, caddiemaster, gastvrouwen, afhankelijk van hoe het bij de club/baan is geregeld. Deze taakverdeling wordt in het takenpakket van betreffende functies vastgelegd en met elkaar gedeeld, zodat men van elkaar weet wie wat doet.

Takenpakket

Aansluitend op de doelstellingen van de marshaldienst zoals geformuleerd in het beleid, worden de taken van de marshals geformuleerd. Bij de meeste clubs en banen wil men het accent vooral leggen op goed gastheerschap waarbij de marshal door een vriendelijke wijze van optreden bijdraagt aan een prettige ambiance op de baan. Toch ontkomt men er niet aan dat de marshal ook toezicht houdt op een aantal zaken en helpt in een aantal situaties. In het algemeen kunnen we drie rollen onderscheiden en de taken van de marshal bij een van de drie rollen onderbrengen. Hieronder worden bij elke rol enkele voorbeelden genoemd. Natuurlijk kan dit per golfbaan verschillen en het overzicht is zeker niet compleet.

1 Gastheerschap: taken die hierbij kunnen horen zijn:

  • Welkom heten van spelers, met name gasten. Afspreken waar dit bij voorkeur gebeurt.
  • Wegwijs maken van gasten, uitleg geven over de baan, (tijdelijke) plaatselijke regels en bijzonderheden van de dag.
  • Duidelijk maken dat je er bent voor de spelers en aangeven hoe je bereikbaar bent en voor welke vragen en welke zaken. Bijvoorbeeld een verloren club terugbrengen.
  • Interesse tonen, vragen stellen.
  • Groepen begeleiden bij het starten.

2 Toezichthouder: voorbeelden van waar de marshal op kan letten en in actie kan komen:

  • De gedragsregels (etiquette) in de golfsport
    • Doorstroming: zorgen voor een vlotte doorstroming in de baan.
    • Veiligheid: spelers wijzen op onveilige situaties en onveilig gedrag.
    • Goede zorg voor de baan: spelers wijzen op pitchmarks, plaggen, harken, e.d.
    • Volledige beschrijving van de etiquetteregels is te vinden op ngf.nl.
    • Op het algemene gedrag van spelers in de baan. De omgangsregels staan beschreven in het SI-reglement
  • Speelgerechtigdheid van de spelers in de baan: starttijd gereserveerd, greenfee betaald, enz.
  • Wordt er op tijd gestart en op de juiste hole.
  • Naleving van het baanreglement.

3 Hulpverlener: mogelijke taken:

  • EHBO verlenen.
  • Reanimeren.
  • Begeleiden bij andere calamiteiten: onweer, brand, hitte, storm, enz.
  • Helpen bij technische problemen (buggy of trolley).
  • Servicegericht hulp verlenen.

Doorstroming begeleiden

Niets geeft meer ergernis op de baan dan wanneer je voortdurend moet wachten op de flight die voor je speelt. Het behoort tot de taken van de marshal om te ontdekken wat de aanleiding is van het oponthoud op de baan. Van de marshal wordt verwacht om daar wat aan te doen. Hieronder staan enkele tips die de marshals kunnen geven aan spelers. Belangrijk is dat de marshal eerst analyseert waardoor een flight achterstand heeft opgelopen en dan de juiste tip geeft die bijdraagt aan het oplossen van het probleem. Hoewel doorlaten van een flight soms een oplossing kan zijn is het vaak beter om de langzame spelers te laten versnellen door een van de onderstaande tips.

  • Laat ‘Ready golf’ spelen: de speler die als eerste klaar staat om te slaan - en het is veilig - slaat als eerste. Ook wanneer zijn bal dichter bij de hole ligt. Dit geldt vanaf de afslagplaats tot en met de green.
  • Alle spelers slaan van dezelfde kleur tee af, waarbij de kortere tee wordt gekozen. Bijvoorbeeld bij een vierbal speelt iedereen vanaf de rode tee.
  • Wijs spelers op de Kies je tee-poster van de NGF. Hier speelt iedereen van de kleur tee die past bij de handicap of de afstand die men slaat.
  • Laat een andere spelvorm spelen die sneller gaat. Bij een vierbal is de spelvorm greensome een goed alternatief. 
  • Wordt er veel naar ballen in de rough gezocht? Wijs spelers erop eerst hun eigen bal te spelen en daarna te helpen zoeken naar de bal van een andere speler.
  • Vierbal splitsen.
  • Andere tips uit de etiquetteregels die over tempo in de baan zijn opgenomen.
  • Soms is het voldoende om spelers te wijzen op het langzame spel en ze te manen om sneller te spelen!

Bevoegdheden

Om alle taken goed te kunnen uitvoeren is het belangrijk dat ook de bevoegdheden van de marshal worden beschreven en bekendgemaakt aan alle spelers. Dit gebeurt bij voorkeur in het baanreglement. Belangrijk is om in het baanreglement op te nemen dat de aanwijzingen van de marshal moeten worden opgevolgd. Beschrijf welke sanctiemogelijkheden de marshal heeft in de toezichthoudende rol. Mag de marshal alleen waarschuwen of mag een speler ook van de baan worden verwijderd? Ook is het goed om aan te geven dat het bestuur/management altijd staat achter het besluit van de marshal.

Uitrusting van de marshal

Om alle taken goed te kunnen uitvoeren, heeft de marshal een uitrusting nodig en zal de marshal herkenbaar moeten zijn voor iedereen. Het bestuur/management faciliteert de marshals hierin. Er is dus ook een budget voor deze zaken beschikbaar.

Wat zit er in de basisuitrusting van de marshal?

  • Herkenbare buggy
  • Herkenbare kleding: hesje, jas, badge, e.d.
  • Mobiele telefoon met de R&A-app Golfregels 2023
  • Baanbezetting: startlijst digitaal (eventueel op papier)
  • Map met belangrijke documenten (calamiteitenplan, baanreglement, e.d.)

Mogelijke aanvullende onderdelen uitrusting:

  • AED als reanimeren tot het takenpakket behoort
  • EHBO-kit als dit tot takenpakket behoort
  • Plattegrond van de baan met rijroutes
  • Logboek
  • Extra scorekaarten en eventueel caddieboekjes of kaartje met pinposities

Dienstrooster

Het bestuur/management zorgt voor de organisatie en beschrijving van praktische zaken met betrekking tot de marshaldienst. Dit kan gedelegeerd worden naar een marshalcommissie en gaat idealiter in overleg met de marshals. Zaken die in ieder geval vastgelegd worden in het marshalplan m.b.t. het rooster van de marshaldienst zijn:

  • In welke maanden van het jaar worden marshals ingezet? Voorkeur gaat uit naar gehele jaar.
  • Wat zijn de diensttijden? Hoeveel diensten per dag? In de zomer meer of langere diensten dan in de winter? Op de meeste banen worden twee diensten per dag gedraaid. Een ochtenddienst en een middagdienst. In de zomer soms ook een avonddienst. In de winterperiode soms één dienst per dag. Bij het bepalen van de diensttijden is het goed om rekening te houden met de verwachte drukke tijden in de baan. Uit de starttijdenregistratie kun je de piekmomenten en de rustige momenten afleiden en daar rekening mee houden.
  • Hoe vaak moet een marshal dienst doen per maand? Belangrijk is dat regelmatig een dienst wordt gedaan, bij voorkeur minimaal twee keer per maand.
  • Worden tijdens clubwedstrijden ook marshals ingezet? Zo ja, dan goede afspraken maken over taken en bevoegdheden en dit helder communiceren naar de spelers. Belangrijk is dat een marshal geen referee is.
  • Wie maakt het rooster en hoe geven marshals aan wanneer ze een dienst kunnen doen? Geven de marshals hun verhinderingen door of juist wanneer ze wel kunnen? Wordt het rooster per maand opgesteld of voor een langere periode? Is er per dag van de week een vaste groep marshals die zelf een verdeling maken? Er is een applicatie met de naam inzetrooster beschikbaar die gericht is op het maken van roosters voor vrijwilligers. Meerdere clubs maken hier al gebruik van. Het eerste jaar is gratis, daarna betaal je een jaarlijkse bijdrage. Meer informatie via inzetrooster.nl.

Hoeveel marshals nodig?

Bij het berekenen van het benodigd aantal marshals spelen de volgende factoren een rol:

  • Het aantal dagen van de week dat er een marshal in de baan is. Soms is er geen marshal nodig wanneer er een wedstrijd is.
  • Het aantal diensten per dag.
  • Per keer één of twee marshals aanwezig, of één starter en één marshal in de baan.
  • De inzetbaarheid van de marshals: één keer per week, of één keer per twee weken of nog minder.

Rekenvoorbeeld van het meest voorkomende rooster: twee diensten per dag gedurende de gehele week = 14 marshals. Bij inzet van de marshals van één keer per twee weken zijn dus minimaal 28 marshals nodig. Bovendien moet rekening worden gehouden met uitval en dus reservemarshals beschikbaar hebben. Zo kom je uit op 30 marshals.

Waardering marshals

  • Wat mag een marshal tijdens de dienst gebruiken in de horeca? Koffie/thee/frisdrank tijdens een dienst is gebruikelijk. Een lunch of andere maaltijd bij een lange dienst.
  • Is de marshal een vrijwilliger zoals andere vrijwilligers op de club/baan? Of ontvangt de marshal een vergoeding? Hieronder een korte opsomming van de mogelijkheden die we zijn tegengekomen:
    • Meestal zijn de marshals vrijwilligers zonder vergoeding.
    • Soms wordt een vergoeding verstrekt in de vorm van vouchers om gasten uit te nodigen om te komen spelen.
    • Soms wordt een korting op de contributie of het speelrecht gegeven.
    • Soms wordt een vrijwilligersvergoeding verstrekt.
    • Soms zijn marshals in dienst van de golfbaan.
  • Meedoen aan de landelijke verkiezing van de marshal van het jaar. Nomineer een van je marshals door een motivatiebrief te sturen naar marshals@ngf.nl. In december wordt de marshal van het jaar bekendgemaakt.

Functieprofiel

Op basis van het doel van de marshaldienst en van het takenpakket van de marshals kan een functieprofiel worden opgesteld dat hier goed op aansluit. Dit profiel kan worden gebruikt bij het werven van nieuwe marshals. Bij het opstellen van het profiel van de marshal kan onderscheid worden gemaakt in drie aspecten: de kennis, de vaardigheden en de eigenschappen die nodig zijn om een goede marshal te zijn op jouw baan. We geven van elk aspect een paar voorbeelden, maar het is belangrijk om goed naar de eigen situatie te kijken bij het samenstellen van het profiel.

1 Welke kennis moet de marshal hebben? Denk aan bijvoorbeeld:

  • Baanreglement
  • Marshalplan met taken en bevoegdheden
  • Calamiteitenplan
  • De golfbaan, de plattegrond van de baan
  • Maatregelen om doorstroming te bevorderen

2 Over welke vaardigheden moet de marshal beschikken?

  • Goed met de buggy kunnen rijden: routes, rijden vs wachten, enz.
  • Sociale vaardigheden; met mensen kunnen omgaan.
  • Communicatieve vaardigheden.
  • Zelfstandig beslissingen nemen, inspelend op verschillende (probleem)situaties.
  • Bewustzijn van voorbeeldfunctie.

3 Welke eigenschappen zijn belangrijk?

  • Vriendelijke inborst en uitstraling.
  • Klantgericht en dienstbaar. Willen helpen.
  • Incasseringsvermogen; zelfbeheersing.
  • Inlevingsvermogen; herkennen van en kunnen omgaan met emoties van anderen.

Werven en aanstellen van marshals

Het bestuur/management stelt een procedure vast voor het werven en aanstellen van marshals. Aandachtspunten voor de wervings- en aanstellingsprocedure:

  • Wie is verantwoordelijk voor de werving? Op de meeste locaties is dit een taak van de marshalcommissie, maar het kan ook bij de manager liggen. Belangrijk is dat het voor iedereen duidelijk is en dat het is vastgelegd in het marshalplan.
  • Wat is de wervingsprocedure?
    • Wordt een oproep geplaatst of worden bepaalde mensen persoonlijk benaderd?
    • Wie stelt de oproep samen en zorgt voor publicatie?
    • Wie doet de persoonlijke benadering? En hoe wordt bepaald welke personen worden benaderd? De persoonlijke benadering werkt vaak het beste, zeker als het takenpakket helder is en uitgelegd kan worden waarom de betreffende persoon geschikt zou zijn als marshal.
    • Is het zinvol om een bijeenkomst te organiseren voor geïnteresseerden waarin met passie uitleg wordt gegeven over het marshallen? Toelichten wat van de marshal wordt verwacht, welke rollen er zijn en wat voor profiel gezocht wordt.
  • Wat is de benoemingsprocedure?
    • Is er een gesprek waarin de functie wordt toegelicht en informatie wederzijds wordt uitgewisseld? En wie voert of voeren dit gesprek?
    • Welke informatie krijgt de kandidaat om zich in te lezen en wellicht een besluit te nemen?
    • Wordt een ‘proefperiode’ afgesproken waarbij de nieuwe marshal wordt begeleid door ervaren marshals?
    • Evaluatie na de proefperiode. Is het van beide kanten bevallen? Ook als iemand bij nader inzien toch niet geschikt wordt geacht, is het belangrijk om helder aan te geven waarom de persoon niet geschikt wordt geacht voor de functie van marshal.
    • Zijn er afspraken gemaakt over de periode waarvoor een nieuwe marshal wordt aangesteld? Bij commissies en besturen is het vaak voor een periode van drie jaar.

Marshalcommissie en haar taken

Om de marshaldienst goed te laten draaien, moet een aantal taken worden uitgevoerd. Hiervoor kan een marshalcommissie worden ingesteld die onderstaande taken heeft:

  • Werven en inwerken nieuwe marshals
  • Maken dienstrooster
  • Aanspreekpunt voor marshals
  • Aanspreekpunt voor bestuur/management
  • Organiseren bijeenkomsten en trainingen
  • Evalueren en bijsturen

Verzekering

Met ingang van 1 januari 2024 bestaat de mogelijkheid om als vereniging aan te sluiten bij de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering van de NGF die bij ZekerinSport wordt afgesloten. Tot die tijd moet elke club/baan dit zelf regelen. Belangrijk is om te controleren wat in de verzekering staat over het gebruik van buggy’s op de golfbaan en wanneer zij de openbare weg oversteken. Per gemeente kan een andere beleid worden gevoerd! Klik hier voor meer informatie over verzekeringen. 

Voorbeelden van plannen

De NGF beschikt over voorbeelden van:

  • marshalplannen;
  • baanreglementen;
  • calamiteitenplannen.

Deze zijn op te vragen via een verzoek aan marshals@ngf.nl.

Ga naar de hoofdpagina over marshals.