Het belang van een duidelijke visie
Tijdens trainingen vraagt verenigingsadviseur Daniel Klijn sportbestuurders zich voor te stellen hoe ze over drie jaar door de poort van hun vereniging lopen. Om het letterlijk te visualiseren. Wat zie je als je het terrein oploopt? Wat voor soort mensen zijn er? Hoeveel leden lopen er rond? Welke sfeer heerst er? Je loopt door en ziet het clubhuis. Je stapt naar binnen. Welk gevoel krijg je erbij? Hoe ziet het clubhuis eruit? Wat wil je dat leden tegen je zeggen over het clubhuis? Je loopt weer naar buiten en kijkt naar het sportterrein. Hoeveel mensen sporten er? Wat voor training krijgen ze? Ga voor jezelf na wat je belangrijk vindt.
Wat is visie?
Met vragen zoals hierboven probeert Klijn, auteur van het boek Besturen met een visie, een krachtig beeld te creëren. Welke stip aan de horizon hebben bestuurders voor ogen? Als je een stip aan de horizon formuleert, kun je ook een duidelijke visie voor je club formuleren.
- Een visie is een inspirerend, uitdagend en dynamisch beeld van de toekomst. Een ambitieus en collectief gedeelde voorstelling, die perspectieven biedt over een periode van minstens twee tot vijf jaar. Waar wil je met de club naartoe en waar moet de komende jaren aan gewerkt worden? Wat moet dan bereikt zijn?
- De visie vormt samen met de missie de basis voor al het doen en laten in een vereniging. De missie geeft aan wie je bent, welke normen en waarden je hebt, waar je voor staat.
Zonder visie bestaat het gevaar dat een organisatie stuurloos raakt. Met een visie weten alle betrokkenen waar de organisatie naartoe gaat en hoe ze daaraan kunnen bijdragen. Het bestuur vertaalt de visie in beleid. Bij elk besluit moet de vraag gesteld worden of het besluit aansluit op de visie. Met een heldere visie schep je duidelijkheid voor je medewerkers en golfers.
Het formuleren van een visie: vragen die jezelf kunt stellen
• Hoe ziet de toekomst eruit? Welke trends en ontwikkelingen zijn van belang?
• Hoe ontwikkelen de markt en doelgroepen zich?
• Welke veranderingen zien wij in de wensen en behoeften van onze leden/klanten?
• Wat voor soort organisaties zullen in de toekomst succesvol zijn en wat betekent dat voor ons?
• Wat zijn onze lange-termijnambities? Waar willen we staan, wat willen we bereiken?
• Hoe realiseren wij onze ambities?
"Hoe ziet onze club er over vijf tot tien jaar uit en hoe kunnen we dit bereiken?"
Bepaal een visie tijdens een aantal brainstormsessies met alle betrokkenen. De hoofdvraag is: hoe ziet onze club er over vijf tot tien jaar uit en hoe kunnen we dit bereiken? Stel ook een reeks concrete vragen om gezamenlijk de stip aan de horizon te bepalen. Streven we ernaar om een familievereniging te zijn? Willen we bepaalde leeftijdscategorieën versterken, bijvoorbeeld de groep 30-45 jaar? Streven we naar jonge aanwas om de club vitaal te houden in de toekomst? Kiezen we voor topgolf? Hoe belangrijk vinden we het dat onze leden beter worden in golf? Hoe groot zou het percentage jeugdleden moeten zijn? Welke baankwaliteit streven we na? Hoe profileren we onze golfbaan? Hebben we de wens om ons te onderscheiden van andere verenigingen/golfbanen? Hoeveel starttijden stellen we beschikbaar voor greenfeespelers? Hoeveel waarde hechten we aan marketing? Na het bepalen van een conceptvisie is het belangrijk om te onderzoeken of er draagvlak voor de visie is. Zo nodig moet de visie aangepast worden.
Valkuilen bij het bepalen van een visie
• De visie is niet op de toekomst gericht.
• De visie is niet te vertalen in gedrag en beleid.
• De visie is te weinig specifiek.
• De visie bestaat uit te weinig inhoudelijke keuzes - uit angst iets uit te sluiten.
• De visie is gericht op optimalisatie en niet op innovatie.
Een visie moet om de drie-vier jaar geëvalueerd worden en zo nodig geactualiseerd.
Lange-termijnperspectief
Verenigingsadviseur Klijn komt vaak verenigingen tegen die stilstaan, zich niet verder ontwikkelen en uiteindelijk zelfs moeten ophouden te bestaan. Verenigingsbestuurders voelen zich volgens hem bijna altijd verantwoordelijk voor de problemen, maar tegelijkertijd besteden ze haast machteloos alle energie aan de waan van de dag. Er is altijd een aankomende activiteit of wedstrijd die aandacht vraagt.
Door de waan van de dag geregeerd worden, dat is te voorkomen door als bestuur met de lange termijn bezig te zijn. Door op basis van een visie de juiste knopen tijdig door te hakken. Bestuurders zijn het best in staat om in samenhang de meest belangrijke ontwikkelingen in de vereniging te overzien. Bestuurders kennen het reilen en zeilen in de club, de financiële positie en de risico’s. Bestuurders weten hoe externe partners denken over de vereniging en kennen mensen uit de diverse geledingen van de club. Daarom meent Klijn dat het bestuur aan de wieg moet staan van het lange-termijnperspectief.
Keuzes maken
Toen golfbaanmanager Joop Kluin overstapte van een baan in de financiële branche naar werk in de golfsector was hij verbaasd over zijn bevindingen. "Ik trof een onstuimige markt aan waarin veel veranderde", zegt Kluin. "Maar bij veel clubs ontbrak het aan een heldere visie en een door de leden goedgekeurd beleidsplan."
"Durf keuzes te maken, daarvoor moet je in gesprek gaan met je leden"
Volgens Kluin is het belangrijk dat bestuurders het DNA van hun club vaststellen. "Durf keuzes te maken. Daarvoor moet je in gesprek gaan met je leden. Dat betekent soms lastige discussies en heilige huisjes omverwerpen. Stel dat je ledenaantal terugloopt, hoe ga je dan dat verlies aan inkomsten opvullen? Met commerciële activiteiten? Maar dan gaan je leden mopperen dat ze niet kunnen spelen. Zorg dat je die pijnpunten in elk geval op de agenda zet. En dingen níet doen is ook een keuze. Je hebt het dan wel besproken. Mijn indruk is dat veel clubs die noodzakelijke confrontatie uit de weg gaan."
Voor een golfclub is het bepalen van een visie anders dan voor een commerciële baan. Commerciële banen worden geleid door een directie die goed luistert naar de markt. Een vereniging wordt geleid door een bestuur: vrijwilligers die de leden vertegenwoordigen. Golfbaanmanager Kluin: "Een golfclubbestuur moet de discussie aangaan met medeleden met wie ze samen op de baan staan. Dat is een heel ander uitgangspunt."
Maar veel golfclubs hebben een manager in dienst en die kan een belangrijke rol vervullen: de managers kunnen de continuïteit waarborgen. Kluin: “Betrek de golfclubmanager bij het vaststellen van een visie, want de managers vormen de stabiele factor. Een bestuurder is binnen enkele jaren weer vertrokken."
Deze informatiepagina is een bewerking van een artikel dat oorspronkelijk is verschenen in GolfMarkt #11.