Taken van de baancommissaris / golfbaanmanager
Strategie en doelstellingen
Kort gezegd zijn er twee soorten golfbanen in Nederland: "verenigingsbanen" en banen met een commercieel karakter. Voor beide soorten geldt dat de beleidsstrategie en doelstelling van de baan wordt geformuleerd. Beleidsstrategieën voor de lange en middellange termijn moeten worden geformuleerd en vertaald in plannen voor de korte termijn. Deze zijn tenslotte weer van invloed op de organisatie en op de inrichting van de bedrijfsvoering, dat weer van invloed is op de omvang en de samenstelling van het benodigde personeel, de omvang en samenstelling van het benodigde materieel en de grondstoffen.
Taken en verantwoordelijkheden
Verenigingsbestuur
Bij een vereniging die een golfbaan in eigendom of pacht ter beschikking heeft, is het bestuur van een golfvereniging eindverantwoordelijk voor alles wat er op de vereniging gebeurt, dus ook voor de baan. Indien de baancommissaris niet zelf in het bestuur zitting heeft, dan zal één van de bestuursleden de golfbaan onder zich hebben. Geregeld overleg tussen de baancommissaris en het bestuur is in dat geval een vereiste.
Indien de vereniging op een commercieel geëxploiteerde baan speelt, is het bestuur verantwoordelijk voor een goed en werkbaar overleg met de exploitant of baanmanager van de golfbaan. Inzake de baan zal het dan gaan om de kwaliteit ervan (baan- en spelelementen) en een goede afstemming van wedstrijden en onderhoud met het management van de golfbaan.
Baancommissaris en baancommissie
Er zijn op verenigingsbanen steeds minder baancommissarissen zoals vroeger gebruikelijk: baancommissarissen die alles alleen doen en dagelijks op de baan aanwezig zijn. De materie is te ingewikkeld. Er komen baancommissies voor in de plaats met drie tot vijf leden, die onderling de verschillende beheerstaken verdelen. De baancommissaris (de voorzitter van de baancommissie) zal in het algemeen het beheer van de baanelementen voor zijn rekening nemen. Vooral de relatie tussen baan en spel speelt hierin een zeer belangrijke rol.
- In de regel stelt de baancommissaris de begrotingen op voor het volgende jaar en bij voorkeur voor de komende drie jaar.
- De baancommissaris heeft overleg inzake de baan met het bestuur (of maakt daar deel van uit) en de relevante commissies in de vereniging.
- Hoewel taken en verantwoordelijkheden zijn gedelegeerd in de baancommissie, blijft de verantwoordelijkheid van het gezamenlijk product bij de voorzitter (baancommissaris). Daartoe stuurt hij/zij aan, neemt hij.zij beslissingen, laat hij/zij zich informeren en coördineert hij/zij binnen zijn commissie, vergadert hij/zij met de baancommissie en voert hij/zij andere besprekingen.
- De baancommissaris waakt over een goede communicatie met de leden.
- Naast het hierboven genoemde is de voornaamste taak van de baancommissaris: het leiding geven aan de hoofdgreenkeeper. Meestal is de baancommissaris degene, die de opdrachten aan de hoofdgreenkeeper verstrekt, inclusief de opdrachten van andere commissieleden.
Baanmanager
Op banen met een commercieel karakter is een golfbaanmanager in veel gevallen verantwoordelijk voor het baanbeheer. Maar ook verenigingsbanen kiezen er soms voor om de taken van de traditionele baancommissaris in de handen te leggen van een professional: een baanmanager.
Hoofdgreenkeeper
De taken en verantwoordelijkheden van de hoofdgreenkeeper zullen niet op alle verenigingen en banen hetzelfde zijn. Verschillen van inzicht van besturen en baancommissarissen op verenigingsbanen en exploitanten/beheerders op commerciële banen leiden tot die verschillen. De tendens dat een hoofdgreenkeeper steeds meer manager en minder meewerkend voorman wordt, heeft invloed op zijn/haar taken en verantwoordelijkheden.
Externe adviseurs
Ongeacht de kennis en ervaringen van de vrijwilligers, de hoofdgreenkeeper en baanbeheerder is het raadzaam om periodiek of incidenteel adviezen of een second opinion te vragen van specialisten, zoals landschapsarchitecten, ecologen, grasspecialisten en bosbouwkundigen. Bij aanpassingen aan het baanontwerp dient altijd een golfbaanarchitect ingeschakeld te worden. Lees in dit verband ook Voorkom ongelukken met veilige holes.
Beheersvormen
- Operationeel beheer. Onder operationeel beheer verstaan we de planning, uitvoering en de verantwoording van het werk. Daarnaast onderscheiden we, door het specifieke karakter van het beheer, een aantal verwante beheervormen, materieel beheer (de aanschaf, onderhoud en vervanging materialen) en het natuur- en milieubeheer (de ontwikkeling en instandhouding van natuurwaarden op het golfterrein en de zorg voor de uitvoering van de relevante milieuwetgeving).
- Duurzaam beheer - bewust omgaan met natuur en milieu en maatschappelijk verantwoord ondernemen - is een belangrijk speerpunt van de NGF. De NGF stimuleert alle clubs en banen om het GEO-certificaat te behalen en biedt ondersteuning bij het GEO-duurzaamheidsprogramma.
- Personeelsbeheer: verwerven van, opleiden van en zorgdragen voor het personeel dat het werk uitvoert.
- Financieel beheer: verwerven, bewaken en verantwoorden van de financiële middelen, die nodig zijn om de personele en materiële middelen te kunnen betalen.
Operationeel beheer
Ongeveer de helft van de golfbanen heeft het onderhoud in eigen beheer. Dat wil zeggen dat de eigenaar verantwoordelijk is voor alle vormen van beheer. Een groeiend aantal golfbanen heeft het onderhoud uitbesteed. Mengvormen van eigen beheer en uitbesteding komen ook voor. De keuze voor eigen beheer of (gedeeltelijke) uitbesteding hangt af van verschillende factoren. De volgende factoren kunnen de keuze beïnvloeden:
- deskundigheid, ervaring en bereidheid van het vrijwilligerskader;
- hoge investeringen in opstallen en machinepark;
- invloed op het beheer.
Door de toenemende eisen en voorwaarden aan een golfbaan, dient de inhoud van een golfbaanbeheersplan niet alleen in te gaan op het onderhoud en beheer van de golfbaan, maar ook op het Programma van Eisen voor de totale exploitatie van een baan. Zaken als ontwikkelingsvisie, baaninformatie, beheer en onderhoud, organisatie, extern advies, kosten en budgetten zijn hier van belang.
Voor een goede werkplanning is een (jaar)onderhoudsplan van belang. Dit plan zal zich in de regel uitstrekken over een heel jaar, maar kan ook bestaan uit een zomer- en een winterplan. De hoofdgreenkeeper stelt het meestal op, in goed overleg met de club/baan. Een goede afstemming op het wedstrijdprogramma is een voorwaarde om de baan op de juiste momenten in de vereiste conditie te hebben.
Materieelbeheer (machinepark en machineonderhoud)
Indien het onderhoud geheel of gedeeltelijk in eigen beheer wordt uitgevoerd, zal het onderhoudspersoneel over machines dienen te beschikken. De keuze tussen aanschaf of huur van een machine is steeds een kosteneffectieve afweging. Veel te gebruiken machines als green- en fairwaymaaiers zullen rendabel zijn, maar als een zware vertidrain éénmaal per jaar gebruikt wordt, kan beter worden gehuurd. Men zal het eigen machinepark moeten onderhouden. Ook hier is er de keuze of het onderhoud uitbesteed wordt of het tweedelijns onderhoud in eigen beheer doet. In dit laatste geval zal men in het greenkeeperteam dienen te beschikken over de nodige technische kennis en expertise. Het is
raadzaam om derdelijns onderhoud en omvangrijke reparaties uit te besteden aan de leverancier. Het eerstelijns onderhoud, zoals controleren van bandenspanning, oliepeil, koelvloeistof, moet elke greenkeeper/gebruiker kunnen uitvoeren. Naast een investeringsbudget voor aanschaffingen en vervangingen van de machines dient de baancommissaris/baanmanager te beschikken over een onderhoudsbudget voor het machinepark.
Veiligheid
Vanuit de Arbo-wet zijn werkgevers (én opdrachtgevers) verantwoordelijk voor veiligheid, gezondheid en welzijn van hun personeel. Ook worden werkgevers verplicht zorg te dragen voor hun materieel. Een periodieke keuring van machines en werktuigen (én personeel) door een door de arbeidsinspectie geaccrediteerd en gecertificeerd keuringsbedrijf is vereist. Het verstrekken van opdrachten aan personeel van derden (bijvoorbeeld bij uitbesteding van het baanonderhoud) maakt de vereniging medeverantwoordelijk.
Werkplaats en stalling
Het is aan te bevelen om voor de eigen machines een overdekt en bij voorkeur afgesloten stalling te bouwen. Indien men het machinepark zelf onderhoudt, moet er ook een werkplaats zijn met goed gereedschap. De werkplaats moet voldoen aan de eisen van de Arbo-wetgeving.
Opslagplaatsen
Regelmatig is in de baan bunkerzand, dressgrond, zwarte aarde, lava etc. nodig. Opslagplaatsen moeten bij voorkeur worden afgeschot om in- en overloop te voorkomen. Overkapping van de opslagplaats voor dressgrond strekt tot aanbeveling. Opslagplaatsen voor bestrijdingsmiddelen en voor brandstoffen moeten aan de wettelijke milieueisen voldoen.
Personeelsbeheer
De verenigingsstructuur brengt in het algemeen een regelmatige wisseling van bestuurs- en commissieleden met zich mee. Een dergelijke wisseling leidt tot nogal uiteenlopende interesses, bekwaamheden, capaciteiten en daarbij behorende profielen en werkstijlen. Bovendien brengt de afwezigheid van voortdurend toezicht een grotere zelfstandigheid en meer bevoegdheden van de vaste medewerkers met zich mee. Bij een commercieel geëxploiteerde golfbaan garandeert de aanwezigheid van de exploitant en/of zijn/haar baanmanager een meer directe leiding.
In beide gevallen is het raadzaam om het sociale beleid in systemen en procedures vast te leggen, ten behoeve van de duidelijkheid voor en zekerheid van de vaste medewerkers. Bovendien zal een vereniging of exploitant zich als werkgever aan de wettelijke regelingen moeten houden. Hieronder komt een aantal belangrijke onderdelen van het personeelsbeheer aan de orde.
Arbeidsovereenkomst en –reglement
Het is van belang om bij indiensttreding van personeel de wederzijdse rechten en plichten vast te leggen in een arbeidsovereenkomst. De golfbranche heeft een CAO. De CAO geldt voor werknemers van leden (en dus niet voor golfbedrijven die niet aangesloten zijn) van de Nederlandse Vereniging van Golfaccommodaties (NVG).
Arbeidsomstandigheden (Arbo)
De Arbo-wet verplicht werkgevers zich bij hun arbeidsomstandigheden en ziekteverzuimbeleid te laten ondersteunen door deskundigen. Volgens de Arbo-wet moet iedere onderneming met ingang van 1 januari 1998 zijn aangesloten bij een (gecertificeerde) Arbo-dienst. Een Arbo-dienst is een zelfstandige onderneming die diensten levert ter verbetering van de arbeidsomstandigheden en terugdringing en preventie van het ziekteverzuim. De arbo=catalogus voor de golfbranche in Nederland “Drive naar Veilig Werken” helpt werkgevers en werknemers van golfaccommodaties om veilig en gezond te werken. Zaken als ontruimingsplan, werkdruk, bescherming tegen rondvliegende ballen, bliksemgevaar, veiligheid van greenkeepers, lichamelijke belasting van keuken-, bedienings- of schoonmaakmedewerkers of beeldschermwerk voor de administratie en receptie worden behandeld. De arbo-catalogus wordt beschikbaar gesteld door de Nederlandse Vereniging van Golfaccommodaties (NVG).
Financieel beheer
Investeringen voor de aanschaf en vervanging van machines zijn nodig indien men kiest voor onderhoud in eigen beheer. Men stelt samen met de leverancier een technische en/of economische levensduur per machine vast, aan de hand waarvan men een langetermijnplan voor de vervanging opstelt. Uit het langetermijnplan kan men gemakkelijk ieder jaar een kortetermijnbegroting (meestal voor drie jaar) opstellen.
Exploitatiebegrotingen betreffende baan- en machineonderhoud worden jaarlijks ingediend en meestal voor een periode van drie jaar. Vaststelling van de budgetten geschiedt meestal voor het volgende begrotingsjaar, terwijl men de begrotingen van de twee daaropvolgende jaren als indicaties beschouwt. Wie over eigen baanpersoneel beschikt, heeft een budget nodig om dat personeel te kunnen betalen.
Een doorlopende budgetbewaking op onderdelen of kostensoorten is enerzijds een vereiste om een goed inzicht te krijgen en te houden in de omvang van de uitgaven en in de soorten bestedingen, en anderzijds als instrumentarium voor doeltreffende budgettering.
GIS en groen
Ruimtelijke data geven een extra inzicht in uw gebied en het beheer ervan. Voor het verzamelen en verwerken van velddata, het vervaardigen van kaarten en het maken van analyses wordt meer en meer gebruik gemaakt van een Geografisch Informatie Systeem (GIS). Een Geografisch Informatie Systeem geeft een direct overzicht van bijvoorbeeld de oppervlakten van de holes, waar de beregening is aangebracht, drainage, flora en fauna, etc. Bureaus die golfbanen over de materie adviseren zijn onder meer Buiting Advies en NLadviseurs.