Inhoud caddie

Privacy verklaring

Laag 1 — Samenvatting: dit moet je weten

Deze samenvatting legt in het kort uit wat er met jouw gegevens gebeurt als je je aanmeldt voor het NGF Talentprogramma. Hieronder staat de volledige privacyverklaring met alle details.

Wie zijn wij? De Nederlandse Golf Federatie (NGF) en de Talentacademie (de golfclub en golfprofessional) waar jij je aanmeldt, zijn samen verantwoordelijk voor jouw gegevens. De NGF regelt de centrale aanmelding en houdt een landelijk register bij. De Talentacademie beoordeelt je aanmelding en verzorgt de training en begeleiding.

Welke gegevens verzamelen wij? Wij vragen om je naam, adres, geboortedatum, contactgegevens, golfervaring en handicap. Als je wordt geplaatst, vragen we ook je kledingmaat. Van je ouder(s)/verzorger(s) vragen we contactgegevens.

Waarom hebben wij die gegevens nodig? Om je aanmelding te verwerken, te beoordelen of de Talentacademie bij je past, de overeenkomst uit te voeren, je training en ontwikkeling te begeleiden, en het programma goed te organiseren.

Met wie delen wij je gegevens? Met de Talentacademie waar je je aanmeldt, coaches, en — als dat nodig is voor je ontwikkeling — met andere Talentacademies. Ook met IT-dienstverleners en administratieve ondersteuning waarmee afspraken zijn gemaakt over de bescherming van je gegevens. Je gegevens blijven altijd binnen Europa.

Hoe lang bewaren wij je gegevens? Zolang je deelneemt aan het Talentprogramma en daarna nog een beperkte periode voor administratie en verantwoording. Financiële gegevens bewaren we 7 jaar (dat is wettelijk verplicht). Als je niet wordt geplaatst, verwijderen we je gegevens uiterlijk 1 jaar na de afwijzing.

Wat kun jij doen? Je kunt altijd vragen welke gegevens wij van je hebben, ze laten corrigeren of verwijderen, of bezwaar maken tegen de verwerking. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Moet je je gegevens verstrekken? Ja, voor de aanmelding wel. Zonder je gegevens kunnen wij je aanmelding niet verwerken en kun je niet deelnemen. Voor sommige zaken (zoals foto's voor promotie) is toestemming vrijwillig en heeft weigeren geen gevolgen voor je deelname.

Ben je jonger dan 16 jaar? Dan moet je ouder of verzorger toestemming geven voor bepaalde verwerkingen. Maar ook als je ouder toestemming geeft, heb jij zelf het recht om te weten wat er met je gegevens gebeurt.

Contact Heb je vragen? Neem contact op met de NGF via privacy@ngf.nl of bel 030 - 242 63 70.

---

Laag 2 — Volledige privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

De Nederlandse Golf Federatie (NGF) en de Talentacademie (de golfclub waar je je aanmeldt) zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens in het kader van het NGF Talentprogramma. Dit wordt in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) "gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid" genoemd (artikel 26 AVG).

Dat betekent het volgende:

 

NGF

Talentacademie

Rol

Coördineert het Talentprogramma landelijk

Voert het Talentprogramma lokaal uit

Aanmelding

Ontvangt en beheert de centrale aanmelding

Ontvangt de aanmelding van de NGF

Selectie

—

Beoordeelt of de speler in aanmerking komt

Overeenkomst

—

Sluit de overeenkomst met de speler/ouder(s)

Register

Houdt het landelijk deelnemersregister bij

Houdt lokale gegevens bij

Training

—

Verzorgt training, begeleiding en evaluatie

Monitoring

Monitort kwaliteit en doorstroming landelijk

Rapporteert over voortgang

De NGF is het centrale aanspreekpunt voor vragen over je gegevens. Je kunt je echter ook wenden tot de Talentacademie. Ongeacht de interne afspraken tussen de NGF en de Talentacademie kun je je rechten uitoefenen tegenover beide partijen.

Contactgegevens NGF:

Naam

Nederlandse Golf Federatie

Bezoekadres

Orteliuslaan 1041, 3528 BE Utrecht

Postadres

Postbus 8585, 3503 RN Utrecht

Telefoon

030 - 242 63 70

E-mail privacy

privacy@ngf.nl

De NGF heeft geen Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld, omdat de NGF niet valt onder de wettelijke verplichting daartoe (artikel 37 AVG)

---

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt voor:

  • Spelers die zich aanmelden voor of deelnemen aan een NGF Talentacademie (tot en met 22 jaar);
  • Ouder(s)/verzorger(s) van spelers.

Bij spelers jonger dan 16 jaar is toestemming van een ouder of verzorger vereist voor verwerkingen die op toestemming zijn gebaseerd. De privacyverklaring is ook rechtstreeks gericht aan de speler: ook als je ouder toestemming geeft, heb jij zelf het recht om te weten wat er met je gegevens gebeurt.

---

3. Welke gegevens verzamelen wij?

Bij aanmelding en deelname aan het Talentprogramma verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Categorie

Voorbeelden

Identificatiegegevens

Naam, adres, woonplaats, geboortedatum, leeftijd, geslacht

Contactgegevens

E-mailadres, telefoonnummer (van speler en ouder(s)/verzorger(s))

Golfgegevens

Golf Service Nummer, homeclub, handicap, golfervaring

Sportieve gegevens

Trainingsgegevens, wedstrijdresultaten, sportieve doelen, motivatie, ontwikkeling, persoonlijke ontwikkelplannen

Praktische gegevens

Kledingmaten

Communicatiegegevens

Toestemmingsregistraties, communicatievoorkeuren

Beeldmateriaal

Foto's en video's (alleen voor trainingsdoeleinden of met afzonderlijke toestemming voor promotie)

Financiële gegevens

Betalingsgegevens in verband met deelname

---

4. Waarvoor gebruiken wij je gegevens en op welke grondslag?

Hieronder staat per doeleinde wie verantwoordelijk is (de NGF, de Talentacademie of beiden) en welke rechtsgrondslag van toepassing is.

Doelen van de NGF

Nr.

Doeleinde

Rechtsgrondslag (art. 6 AVG)

1

Ontvangen en verwerken van de centrale aanmelding

Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) — de verwerking is noodzakelijk om de aanmelding te behandelen

2

Bijhouden van het landelijk deelnemersregister en monitoring van de voortgang en doorstroming van spelers

Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) — het belang van de NGF bij het waarborgen van de kwaliteit, continuïteit en doorstroming binnen het Talentprogramma

3

Coördinatie van het Talentprogramma, waaronder het doorsturen van aanmeldingen naar de juiste Talentacademie

Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) — de verwerking is noodzakelijk om de speler bij de juiste Talentacademie te plaatsen

4

Verstrekking van materialen (zoals kleding) en toegang tot platforms of Voordeelaccounts nadat de speler is toegelaten door de Talentacademie

Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)

Doelen van de Talentacademie

Nr.

Doeleinde

Rechtsgrondslag (art. 6 AVG)

4

Beoordeling of de speler in aanmerking komt voor deelname aan de Talentacademie

Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) — de verwerking is noodzakelijk voor de precontractuele fase

5

Sluiten en uitvoeren van de overeenkomst voor deelname aan het Talentprogramma

Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)

6

Training, begeleiding, monitoring en evaluatie van de sportieve ontwikkeling van de speler

Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) — de verwerking is noodzakelijk om de overeengekomen begeleiding te leveren

Gezamenlijke doelen van de NGF en de Talentacademie

Nr.

Doeleinde

Rechtsgrondslag (art. 6 AVG)

8

Contact en communicatie met de speler of ouder(s)/verzorger(s) over de aanmelding, selectie en deelname

Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)

9

Financiële en overige administratie, planning en praktische organisatie van het Talentprogramma

Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) en wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c) — voor zover het fiscale en boekhoudkundige verplichtingen betreft

10

Naleving van toepasselijke wet- en regelgeving, reglementen en veiligheidsverplichtingen

Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c)

11

Communicatie over jeugd- en talentontwikkeling, evenementen of andere programma's

Toestemming (art. 6 lid 1 sub a) — alleen met voorafgaande, afzonderlijke toestemming

Beeldmateriaal

Gebruik

Rechtsgrondslag (art. 6 AVG)

Trainings- en analysedoeleinden (onderdeel van de begeleiding)

Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) — het belang van de Talentacademie bij het verbeteren van de sportieve prestaties van de speler door middel van videoanalyse en trainingsevaluatie

Promotionele doeleinden (website, sociale media, drukwerk)

Toestemming (art. 6 lid 1 sub a) — alleen met voorafgaande, afzonderlijke toestemming

 

Je kunt informatie over de belangenafweging die is gemaakt bij verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang opvragen via privacy@ngf.nl.

---

5. Is het verstrekken van gegevens verplicht?

Het verstrekken van de persoonsgegevens in het aanmeldformulier is noodzakelijk om je aanmelding te kunnen verwerken en om te beoordelen of je in aanmerking komt voor het Talentprogramma. Als je de gevraagde gegevens niet (volledig) verstrekt, kan de aanmelding niet in behandeling worden genomen en is deelname aan het Talentprogramma niet mogelijk.

Voor bepaalde verwerkingen (zoals communicatie over andere evenementen of promotioneel gebruik van beeldmateriaal) geldt dat het verstrekken van gegevens of het geven van toestemming geheel vrijwillig is. Het niet geven van toestemming heeft geen gevolgen voor je deelname aan het Talentprogramma.

---

6. Met wie delen wij je gegevens?

Je gegevens worden alleen gedeeld met personen en partijen voor zover dat noodzakelijk is voor de aanmelding, selectie, plaatsing, uitvoering of begeleiding van het Talentprogramma, of wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Ontvanger

Welke gegevens

Waarom

De Talentacademie (golfclub en de golfprofessional) waar je je aanmeldt

Aanmeldgegevens, contactgegevens, golfgegevens

Beoordeling, selectie en uitvoering van het programma

Coaches en de Golfprofessional van de Talentacademie

Sportieve gegevens, trainingsgegevens, ontwikkelplannen

Training, begeleiding en evaluatie

Andere Talentacademies

Trainingsgegevens, wedstrijdgegevens, ontwikkelplannen

Alleen voor zover noodzakelijk voor doorstroming, monitoring of kwaliteitsontwikkeling, of met toestemming

IT-dienstverleners

Gegevens die nodig zijn voor de werking van systemen

Technisch beheer en ondersteuning; met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten

Administratieve ondersteuning

Administratieve en financiële gegevens

Financiële administratie en organisatie

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan andere derden, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

---

7. Worden je gegevens buiten Europa verwerkt?

Nee. Je gegevens worden niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Alle IT-dienstverleners en partijen waarmee gegevens worden gedeeld, verwerken de gegevens binnen de EER.

---

8. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

Situatie

Bewaartermijn

Tijdens deelname

Gedurende de looptijd van het Talentprogramma (maximaal 3 jaar)

Na beëindiging deelname

Uiterlijk 2 jaar na beëindiging, voor verantwoording en afronding

Bij niet-plaatsing

Uiterlijk 1 jaar na het besluit tot afwijzing

Financiële administratie

7 jaar na het boekjaar (wettelijke bewaarplicht)

Toestemmingsregistraties

Gedurende de periode waarvoor toestemming is gegeven, en tot 2 jaar daarna voor verantwoording

Beeldmateriaal (training)

Gedurende de looptijd van het programma; daarna verwijderd

Beeldmateriaal (promotie)

Tot intrekking van toestemming of tot 2 jaar na beëindiging deelname, naargelang wat eerder is

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.

---

9. Hoe beveiligen wij je gegevens?

De NGF en de Talentacademie treffen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking of wijziging. Met IT-dienstverleners die gegevens namens ons verwerken, zijn verwerkersovereenkomsten gesloten waarin afspraken zijn vastgelegd over beveiliging, geheimhouding en de omgang met persoonsgegevens.

---

10. Welke rechten heb je?

Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten:

Recht

Wat houdt dit in?

Inzage (art. 15)

Je kunt opvragen welke gegevens wij van je verwerken en een kopie daarvan ontvangen.

Rectificatie (art. 16)

Je kunt vragen om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren of aanvullen.

Verwijdering (art. 17)

Je kunt vragen om je gegevens te laten verwijderen, bijvoorbeeld als de gegevens niet meer nodig zijn.

Beperking (art. 18)

Je kunt vragen om de verwerking tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld als je de juistheid van de gegevens betwist.

Overdraagbaarheid (art. 20)

Je kunt vragen om je gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.

Intrekking toestemming (art. 7)

Je kunt eerder gegeven toestemming op ieder moment intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

Recht van bezwaar (art. 21 AVG): Je hebt het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens die plaatsvindt op basis van een gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG). Dit geldt onder meer voor het bijhouden van het landelijk deelnemersregister en de monitoring door de NGF, en voor het gebruik van beeldmateriaal voor trainingsdoeleinden. Bij bezwaar staakt de verwerkingsverantwoordelijke de verwerking, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden.

Je kunt je rechten uitoefenen door contact op te nemen met de NGF via privacy@ngf.nl of telefonisch via 030 - 242 63 70. Je kunt je ook wenden tot de Talentacademie. De NGF en de Talentacademie reageren uiterlijk binnen één maand op je verzoek.

---

11. Geautomatiseerde besluitvorming

De NGF en de Talentacademie maken geen gebruik van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming (waaronder profilering) die rechtsgevolgen heeft voor de speler of de speler op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treft. De beoordeling of een speler in aanmerking komt voor het Talentprogramma wordt altijd door personen uitgevoerd.

---

12. Minderjarigen en toestemming

De NGF Talentacademies richten zich op spelers tot en met 22 jaar. Veel deelnemers zijn minderjarig.

  • Bij spelers jonger dan 16 jaar is voor verwerkingen op basis van toestemming de instemming van een ouder of verzorger vereist.
  • Bij spelers van 16 jaar en ouder kan de speler zelf toestemming geven.
  • Toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken. Intrekking laat de rechtmatigheid van verwerkingen vóór de intrekking onverlet.

Voor verwerkingen op een andere grondslag dan toestemming (zoals de uitvoering van de overeenkomst) gelden de reguliere regels.

---

13. Klachten

Ben je niet tevreden over de manier waarop wij met je gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via privacy@ngf.nl. Je kunt je ook wenden tot de Talentacademie.

Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

---

14. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd, bijvoorbeeld als gevolg van wijzigingen in de wet of in het Talentprogramma. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via [URL invullen]. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij je actief.